Todo lo que tu recepcionista de IA hace por ti

Lo primero que configuras es cómo quieres que suene. Algunos negocios prefieren un tono cercano ("¡Hola, Marta! Te miro hueco ahora mismo"), otros un registro más formal, especialmente clínicas y despachos. También decides si la IA usa emojis, cómo se presenta y cómo firma.

Después defines el horario de atención humana. Fuera de ese horario, la IA atiende sola y deja anotado lo que necesite revisión. Dentro del horario, puedes elegir que conteste igualmente y solo te pase los casos especiales, o que se limite a las horas en que no hay nadie disponible.

Y fijas las reglas de traspaso: quejas, urgencias, preguntas médicas, presupuestos grandes o cuando el cliente pide hablar con una persona. En cualquiera de esos casos, la IA se lo dice al cliente y te deja el chat con el historial completo.

La función central es reservar. La IA pide los datos que hacen falta (nombre, servicio, fecha y hora), comprueba la disponibilidad y confirma al momento. Si el cliente pide "el jueves por la tarde" y no hay hueco, ofrece las opciones más cercanas en lugar de decir simplemente que no.

Cada servicio tiene su duración, así que un corte de 30 minutos y un color de dos horas no ocupan el mismo espacio. Si trabajas con varios profesionales, la IA puede reservar con la persona concreta que pide el cliente o con quien tenga hueco.

Las citas aparecen en tu calendario gracias a la sincronización con Google Calendar. Como la IA consulta el calendario antes de ofrecer un hueco, no se producen dobles reservas aunque tú también apuntes citas a mano.

Si tu negocio está en una zona turística, en una ciudad con mucha población extranjera o en Cataluña, Valencia, Galicia o el País Vasco, recibirás mensajes en varios idiomas. La IA detecta el idioma en que escribe el cliente y contesta en ese mismo idioma, sin que tengas que traducir tus servicios ni duplicar la configuración.

Tú configuras la información en español y la IA la explica en inglés, catalán, francés, alemán, árabe o el idioma que use el cliente. Las citas llegan a tu calendario igual, con los datos claros.

Además de contestar, NextReply podrá enviar mensajes a clientes que han aceptado recibirlos. Como los recordatorios, las campañas necesitan que Meta apruebe las plantillas, así que llegarán próximamente:

• Reactivación de clientes que llevan tiempo sin venir.
• Peticiones de opinión después del servicio.
• Avisos de eventos como jornadas de puertas abiertas o promociones de temporada.
• Recordatorios de cita (próximamente). La función está desarrollada y se activará cuando Meta apruebe las plantillas. Mientras, la IA confirma cada cita en el chat al reservar. Lo explicamos en recordatorios de citas por WhatsApp.

Estos envíos usarán plantillas de WhatsApp aprobadas por Meta y tendrán el coste por mensaje que fija Meta. Respetar el consentimiento no es solo una cuestión de normas: un cliente que no quiere mensajes acaba bloqueando el número.

Muchos negocios temen perder su número o sus chats al conectar una IA. Con la coexistencia de WhatsApp Business conectas el mismo número que ya usas y sigues contestando desde la app cuando quieras. La IA y tú compartís las conversaciones.

En el plan Business, cada reserva puede enviarse a tu CRM mediante webhook, o a Zapier, Make, HubSpot o Google Sheets. Incluye un panel para probar webhooks antes de ponerlos en marcha y una puesta en marcha acompañada. Es la opción para negocios con varios centros o con un CRM que ya usan a diario.

Hoy NextReply funciona en WhatsApp, en todos los planes. Instagram, Messenger y Telegram llegarán próximamente, con los mismos servicios y respuestas que ya configuras para WhatsApp, de modo que no tendrás que repetir nada cuando se activen.

Mientras tanto, la forma más práctica de atender a quien te descubre en Instagram o en Facebook es llevarlo a WhatsApp con un enlace en la biografía o un botón en tu página. Allí la IA contesta, entiende audios y fotos y reserva. Te contamos qué hará cada canal en canales; si quieres que te avisemos del lanzamiento, escribe a hello@nextreply.io.