Gimnasios y estudios
Cuotas, clases y sesiones de prueba en un solo chat
Quien pregunta por cuotas a las 23:00 recibe respuesta y una sesión de prueba reservada. El socio que quiere plaza en la clase de mañana la tiene en dos mensajes.
Un chatbot de WhatsApp para gimnasio que convierte preguntas en altas
El WhatsApp de un gimnasio recibe dos tipos de mensajes muy distintos. Por un lado, personas que todavía no son socias y preguntan por cuotas, matrícula, horarios y si pueden probar. Por otro, socios que quieren reservar plaza en una clase, cambiar su sesión de entrenamiento personal o avisar de que no pueden ir. Un chatbot de WhatsApp para gimnasio tiene que manejar ambos sin que nadie de recepción tenga que dejar lo que está haciendo.
NextReply contesta a los primeros con la información de tus cuotas y les reserva una sesión de prueba; a los segundos les gestiona la reserva de clase o de sesión. Si alguien quiere darse de baja o tiene una reclamación sobre un cobro, la conversación pasa a una persona.
- WhatsAppDisponible
- InstagramPróximamente
- MessengerPróximamente
- TelegramPróximamente
Vídeo de la guía de configuración · 2 min
Mira toda la configuración en 2 minutos
Dos minutos en la aplicación real: conecta WhatsApp, configura la recepcionista, empieza la prueba gratis y ponla en marcha.
Qué muestra el vídeo
- Conecta tu número de WhatsApp a través de Meta
- Configura la recepcionista con IA: nombre, tono, idioma, horario y paso a una persona del equipo
- Elige un plan ($29, $59 o $99 al mes) y empieza la prueba gratis de 7 días, con pago a través de Stripe
- Ya está en marcha: la IA responde 24/7 y reserva las citas en tu calendario
Vídeo en inglés
Cuotas, matrícula y sesión de prueba a cualquier hora
La decisión de apuntarse a un gimnasio se toma a menudo de noche, después de un día largo o después de ver un vídeo de entrenamiento. Si en ese momento la persona escribe y nadie contesta hasta el día siguiente, la motivación baja. Con NextReply recibe al instante:
- Las cuotas que tienes (mensual, trimestral, anual, de mañana, familiar, estudiante) con lo que incluye cada una.
- Si hay matrícula o promociones en vigor, tal como las configures.
- El horario de sala y de clases, y si hay parking, duchas o taquillas.
- La opción de reservar una sesión de prueba o una visita guiada en un hueco concreto.
La sesión de prueba queda en tu calendario y tu equipo sabe a quién espera y con qué interés. Es el paso que convierte una consulta en un alta.
- Mensaje del cliente: «¿Hay cita mañana por la tarde?»
- Recepcionista con IA: Entiende servicio, día y hora
- Consulta tu agenda: Solo ofrece huecos libres
- Confirma en el chat: Nombre, servicio y hora
- Cita reservada: En Google Calendar, con aviso al responsable
Reservar clases del gimnasio por WhatsApp
Para los socios, reservar clases del gimnasio por WhatsApp es más rápido que abrir una app o llamar. Escriben "¿hay sitio en el body pump de mañana a las 19:00?" y la IA responde con la disponibilidad y reserva la plaza. Configuras cada clase como un servicio con su horario, duración y monitor, y la IA consulta la disponibilidad real antes de confirmar la plaza.
También puede gestionar listas de espera sencillas: si una clase está completa, la IA lo explica, propone otra con plazas y, si el socio prefiere esperar, deja la petición anotada para que tu equipo le avise si se libera un sitio. Así nadie se queda sin respuesta aunque la clase de las 19:00 de los lunes esté siempre llena.
Si la clase está llena, ofrece la siguiente con plazas o una alternativa del mismo tipo. Si el socio cancela, la plaza queda libre para otra persona.
Estudios boutique: pilates, yoga, ciclo indoor y entrenamiento personal
En un estudio boutique cada plaza cuenta. Una clase de pilates reformer con seis máquinas o una sesión de entrenamiento personal no se pueden permitir huecos vacíos, y los clientes suelen pagar por bonos de sesiones. La IA encaja bien en este modelo:
- Reserva plaza en la clase concreta, comprobando antes la disponibilidad.
- Explica cómo funcionan tus bonos y paquetes de sesiones.
- Gestiona los cambios dentro de tu política de cancelación, que la IA explica al cliente.
- Reserva sesiones de entrenamiento personal con el entrenador que prefiera el cliente.
En barrios como Chamberí o Malasaña en Madrid, o en Gràcia y Poblenou en Barcelona, donde abren muchos estudios pequeños de pilates, yoga y entrenamiento funcional, el cliente compara mucho antes de comprar su primer bono. Contestar el primero con un hueco concreto marca la diferencia.
Septiembre y enero: los picos de consultas
Los gimnasios conocen bien sus dos picos: la vuelta de vacaciones en septiembre y los propósitos de año nuevo en enero. En esas semanas, el WhatsApp recibe tantas consultas que recepción no da abasto, justo cuando más personas están dispuestas a apuntarse. La IA contesta todas a la vez, reserva sesiones de prueba repartidas por la semana y deja a tu equipo el trabajo de atender a quien viene en persona.
Antes de cada pico, actualiza en el panel las promociones y cuotas vigentes para que la IA no ofrezca condiciones antiguas.
Bajas, cobros y reclamaciones pasan a una persona
Hay conversaciones que no conviene automatizar. Una petición de baja, una duda sobre un cobro duplicado o una queja sobre una instalación deben llegar a una persona del equipo. Configuras estos casos como traspasos y la IA le dice al socio que alguien del gimnasio le atenderá, te pasa el chat con el historial y no intenta retener ni negociar.
- Petición poco habitual: Queja, devolución o caso especial
- Recepcionista con IA: Sabe cuándo parar
- Responde con tus preguntas frecuentes: Servicios, horarios y precios / Pasa la conversación: Tu equipo recibe un aviso
- Tu equipo responde: El mismo chat, con todo el historial
Citas por Instagram para tu gimnasio (próximamente)
Los gimnasios y estudios publican en Instagram clases, retos y resultados, y muchas consultas llegan por mensaje directo: "¿cuánto cuesta?", "¿puedo probar?". El canal de Instagram de NextReply llegará próximamente para atender esas citas por Instagram del gimnasio con la misma información de cuotas y horarios y el mismo calendario. Hoy, un enlace a tu WhatsApp en la biografía y en los stories de cada reto lleva esas preguntas a la IA, que reserva la sesión de prueba al momento.
Ten en cuenta que Instagram solo permite responder en las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente, así que el seguimiento encaja mejor en WhatsApp. Lo explicamos en automatizar Instagram y en canales.
- WhatsApp: Disponible / Instagram: Próximamente / Messenger: Próximamente / Telegram: Próximamente
- Agente de IA NextReply: Disponible en WhatsApp
- Google Calendar: Sin citas duplicadas / CRM por webhook: Plan Business / Tu equipo: Toma el relevo cuando hace falta
Confirmaciones hoy; campañas y reactivación, próximamente
La persona que viene a probar y no aparece es un alta que se pierde. Hoy la IA confirma la sesión de prueba por escrito en el chat, con día, hora y qué traer, y contesta al momento si la persona escribe para cambiarla, pasando la petición a tu equipo. Las campañas a socios que lo han aceptado llegarán próximamente: servirán para avisar de nuevas clases, de cambios de horario en verano o escribir a quien lleva semanas sin venir.
Los recordatorios de cita por WhatsApp automáticos llegarán próximamente, en cuanto Meta apruebe las plantillas; serán especialmente útiles para sesiones de prueba y de entrenamiento personal.
- Cita reservada: Guardada en el calendario
- Recordatorio (próximamente): Pendiente de aprobación de Meta
- El cliente confirma / Pide cambiar la cita
- Agenda siempre al día: Los huecos liberados vuelven a estar libres
La recepción del gimnasio, abierta también de noche
Muchos gimnasios abren hasta las 22:00 o las 23:00, pero la recepción no siempre está atendida a esas horas. Y las consultas siguen llegando después. Con la atención fuera de horario, cada mensaje recibe respuesta y, si procede, reserva confirmada.
Un ejemplo real de conversación
Cliente: Hola, ¿cuánto cuesta la cuota? Me interesa especialmente el crossfit.
IA: ¡Hola! La cuota de clases ilimitadas cuesta 69 € al mes y la de tres clases a la semana, 55 €. No cobramos matrícula este mes. ¿Quieres venir a una clase de prueba gratuita? Mañana hay a las 7:00, 18:30 y 20:00.
Cliente: La de las 20:00.
IA: Perfecto. ¿Me dices tu nombre? Trae ropa cómoda, agua y toalla; tenemos duchas y taquillas.
Precios, condiciones y huecos salen de lo que tú configuras. La IA no inventa promociones.
Entrenadores personales y profesores autónomos
No solo los gimnasios reciben estos mensajes. Muchos entrenadores personales, profesores de yoga y monitores de pilates trabajan por su cuenta, alquilando sala por horas o yendo a domicilio. Para ellos, el móvil es la única recepción, y cada mensaje que llega durante una sesión se queda sin contestar. La IA atiende las consultas, explica tarifas y bonos, y reserva la sesión en el hueco libre del calendario, incluido el tiempo de desplazamiento si lo configuras en la duración.
Qué configurar el primer día
- Cuotas y bonos con precio, qué incluyen y condiciones de permanencia, si las hay.
- Clases con horario, duración y monitor.
- Sesión de prueba como servicio propio, con los huecos en que puede hacerse.
- Preguntas frecuentes: parking, duchas, toallas, edad mínima, si se puede ir con acompañante.
- Traspasos: bajas, cobros, reclamaciones y lesiones.
Con estos cinco bloques la IA ya puede atender la gran mayoría de mensajes de un gimnasio.
Qué plan necesita un gimnasio
Los tres planes cuestan 29, 59 y 99 dólares al mes (Starter, Pro y Business), el mismo precio en todos los países, y cualquiera se puede probar 7 días gratis antes de seguir.
Si gestionas reservas de clases por WhatsApp, el volumen sube rápido: un estudio con cinco clases diarias de diez plazas puede pasar de 500 reservas al mes. En ese caso, Pro (hasta 1.500) o Business (ilimitadas, con envío a tu CRM) son la opción lógica. Si solo usas la IA para consultas y sesiones de prueba, Starter suele bastar. Compara en precios, repasa las funciones y cómo funciona, o vuelve a sectores y a la página principal.
Preguntas frecuentes
¿La IA puede controlar el aforo de cada clase?
La IA reserva según la disponibilidad que refleja tu agenda, y si una clase no tiene hueco ofrece otra. Si trabajas con aforos por clase, escríbenos antes de empezar y te explicamos cómo configurarlo para tu caso.
¿Puede reservar sesiones de entrenamiento personal?
Sí, con el entrenador que pida el cliente o con quien tenga hueco, en el calendario de esa persona.
¿Qué pasa si un socio pide la baja por WhatsApp?
La IA no gestiona bajas: le dice al socio que una persona del equipo le atenderá y te pasa la conversación.
¿Puede cobrar cuotas o bonos?
No. NextReply informa sobre cuotas y bonos y reserva, pero los cobros siguen en tu sistema habitual.
¿Sirve si ya tengo una app de reservas de clases?
Sí. Muchos socios siguen escribiendo por WhatsApp. Si tu app y NextReply comparten el Google Calendar como agenda, la disponibilidad es la misma; si no, puedes usar la IA para consultas y sesiones de prueba.
¿Contesta en inglés a socios extranjeros?
Sí. Responde en el idioma en que escribe cada persona.
¿Funciona para estudios con un solo profesor? ¿Hay prueba gratuita?
Sí a las dos cosas. Es uno de los casos donde más se nota: el profesor da la clase y la IA atiende el móvil. Y todos los planes incluyen 7 días de prueba gratis.
¿Puede avisar a los socios de cambios de horario?
Pronto. Las campañas a socios que hayan aceptado recibir mensajes llegarán próximamente, y Meta cobrará cada mensaje de plantilla según su tabla oficial.
Cada mensaje de WhatsApp respondido, cada hueco libre ofrecido
Empieza tu prueba gratis de 7 días, conecta tu WhatsApp y añade servicios y horarios. NextReply responde y reserva a cualquier hora.