Membership, kelas, dan trial dalam satu chat

Kelas grup seperti yoga, pilates mat, HIIT, spinning, atau zumba punya kapasitas terbatas. Kalau terlalu banyak orang datang, kelas tidak nyaman dan instruktur kewalahan. Kalau terlalu sedikit, kelas terasa sepi. Di NextReply, setiap kelas dijadwalkan di Google Calendar, dan Anda menentukan kapasitasnya. AI menerima booking kelas gym lewat WhatsApp sampai kuota terisi, lalu menawarkan kelas lain di jam yang berdekatan. Kalau ada member yang minta membatalkan, AI meneruskannya ke tim, dan setelah dibatalkan kursinya terbuka lagi untuk member berikutnya yang bertanya. Pengaturannya dijelaskan di integrasi Google Calendar.

• Harga dan jenis membership, termasuk paket pelajar atau pasangan.
• Jam buka, termasuk saat Ramadan dan libur nasional.
• Fasilitas: loker, kamar mandi, sauna, kolam renang, parkir.
• Jadwal kelas minggu ini dan sisa kuotanya.
• Biaya sesi personal trainer dan paketnya.
• Syarat pembekuan membership dan cara berhenti, sesuai kebijakan yang Anda tulis.
• Aturan berpakaian dan barang yang perlu dibawa.

Semua jawaban berasal dari FAQ Anda. Kalau ada pertanyaan baru, tambahkan ke FAQ sekali, dan AI langsung memakainya.

Banyak orang memutuskan mulai berolahraga di malam hari, setelah melihat foto lama atau setelah pemeriksaan kesehatan. Chat "Kak, membership berapa?" pukul 22.00 yang baru dibalas besok siang sering sudah kehilangan momentumnya. AI membalas saat itu juga dan menjadwalkan sesi trial, saat niat calon member masih tinggi. Lihat polanya di balas chat di luar jam kerja.

Selama Ramadan, banyak gym mengubah jam buka: buka setelah berbuka, tutup lebih larut, atau menambah kelas menjelang sahur. Awal tahun dan menjelang musim liburan juga biasanya ramai pendaftar baru. Ubah jam buka dan jadwal kelas di dashboard, dan AI langsung memakai jadwal baru saat menjawab member.

Data member seperti nama, nomor WhatsApp, dan riwayat booking adalah data pribadi menurut UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Informasi tentang cedera atau kondisi kesehatan termasuk data yang lebih sensitif. Minta data seperlunya lewat chat, jangan simpan catatan kesehatan di percakapan, dan kirim pesan promosi hanya kepada member yang sudah setuju.

1. Tulis semua jenis membership, harga atau kebijakan penyebutan harga, dan syarat setiap paket.
2. Masukkan jadwal kelas mingguan ke Google Calendar, lengkap dengan instruktur dan kapasitas.
3. Buat kalender terpisah untuk setiap personal trainer.
4. Tulis FAQ: fasilitas, parkir, aturan berpakaian, jam buka khusus, dan kebijakan pembatalan kelas.
5. Tandai topik handover: pembekuan dan pembatalan membership, cedera, dan komplain.
6. Uji coba dengan beberapa skenario, misalnya calon member yang bertanya harga lalu meminta trial.

Gym di dekat kawasan perkantoran sering menerima pertanyaan dari bagian HR yang ingin membuat program kebugaran karyawan. Pertanyaan seperti ini biasanya menyangkut harga khusus, jumlah peserta, dan kontrak, sehingga paling baik ditangani manusia. Tandai pertanyaan membership korporat sebagai topik handover. AI akan mengumpulkan informasi awal yang Anda tentukan, misalnya nama perusahaan, perkiraan jumlah karyawan, dan kontak PIC, lalu meneruskannya ke tim sales Anda. Di paket Business, data ini juga bisa dikirim otomatis ke CRM.