Integrasi paket Business
Setiap booking WhatsApp masuk ke tempat kerja tim
Setiap booking baru dari WhatsApp dikirim lewat webhook ke Zapier atau Make, lalu tercatat di HubSpot, Google Sheets, atau sistem Anda sendiri.
Integrasi WhatsApp CRM: setiap booking tercatat tanpa salin-tempel
Integrasi WhatsApp CRM menjadi penting begitu usaha Anda tumbuh. Di awal, booking dari chat cukup dicatat di buku atau di Google Calendar. Setelah ada beberapa cabang, tim marketing, dan target bulanan, Anda butuh data booking di tempat tim bekerja: CRM untuk tim sales, spreadsheet untuk laporan pemilik, atau sistem internal untuk keuangan. Kalau semuanya disalin manual dari chat, data terlambat, tidak lengkap, dan rawan salah ketik.
Di paket Business, NextReply mengirim setiap booking baru dari WhatsApp lewat webhook. Webhook itu bisa diterima Zapier atau Make, lalu diteruskan ke HubSpot, Google Sheets, atau aplikasi lain yang Anda pakai. Anda juga bisa mengirimnya langsung ke sistem sendiri yang menerima webhook.
Halaman ini menjelaskan cara kerjanya, contoh alur yang sering dipakai, dan hal yang perlu dipikirkan sebelum menyambungkan data pelanggan ke banyak aplikasi.
Apa itu webhook, dalam bahasa sederhana
Webhook adalah pesan otomatis dari satu aplikasi ke aplikasi lain saat sesuatu terjadi. Dalam kasus NextReply, "sesuatu" itu adalah booking baru. Begitu pelanggan mengonfirmasi jadwal di chat, NextReply mengirim data booking ke alamat URL yang Anda tentukan. Aplikasi penerima, misalnya Zapier atau Make, lalu menjalankan langkah berikutnya: membuat kontak, menambah baris di spreadsheet, atau mengirim pesan ke tim.
Data yang dikirim adalah informasi booking yang dikumpulkan AI di chat, seperti nama pelanggan, nomor kontak, layanan, tanggal, dan jam. Anda tidak perlu menulis kode untuk memakai webhook bila memakai Zapier atau Make. Kalau tim IT Anda ingin menerima webhook langsung, dasbor pengujian webhook di paket Business membantu mereka melihat contoh data dan memastikan sistemnya menerima dengan benar.
- Booking baru: Nama, layanan, hari, dan jam
- Webhook: Paket Business
- Zapier / Make / HubSpot / Google Sheets
WhatsApp ke Google Sheets: laporan booking tanpa rekap manual
Banyak UMKM di Indonesia memakai Google Sheets sebagai "CRM" pertama mereka, dan itu masuk akal: gratis, mudah dibagikan, dan semua orang bisa memakainya. Alur WhatsApp ke Google Sheets yang paling sering dipakai:
- Booking baru di chat WhatsApp.
- NextReply mengirim webhook ke Zapier atau Make.
- Zapier atau Make menambahkan satu baris di sheet "Booking", dengan kolom tanggal, cabang, layanan, nama, dan nomor.
- Pemilik usaha membuat ringkasan mingguan dengan pivot table atau grafik sederhana.
Dengan alur ini, pemilik usaha dengan cabang di Jakarta Selatan, Bandung, dan Surabaya bisa melihat booking semua cabang dalam satu file setiap pagi, tanpa meminta admin setiap cabang mengirim rekap.
WhatsApp HubSpot: kontak dan deal tercatat untuk tim sales
Usaha yang punya proses penjualan lebih panjang, seperti klinik estetika dengan paket perawatan, agen properti, atau lembaga kursus, sering memakai HubSpot untuk melacak calon pelanggan. Alur WhatsApp HubSpot yang umum:
- Buat atau perbarui kontak berdasarkan nomor WhatsApp pelanggan.
- Buat deal atau aktivitas untuk setiap booking konsultasi, dengan tanggal janji temu.
- Tugaskan ke anggota tim berdasarkan cabang atau jenis layanan.
Koneksi ke HubSpot berjalan lewat Zapier atau Make yang menerima webhook dari NextReply. Dengan begitu tim sales melihat konsultasi baru di HubSpot tanpa harus membuka WhatsApp, dan pemilik bisa mengukur berapa booking dari chat yang menjadi pelanggan berbayar.
Contoh alur yang sering dipakai
| Tujuan | Alur | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Rekap booking harian | Webhook ke Make, lalu baris baru di Google Sheets | Salon, bengkel, barbershop |
| Pipeline penjualan | Webhook ke Zapier, lalu kontak dan deal di HubSpot | Klinik estetika, properti, kursus |
| Notifikasi tim cabang | Webhook ke Zapier, lalu email ke kepala cabang | Usaha multi-cabang |
| Sistem internal | Webhook langsung ke server Anda | Klinik dengan sistem rekam jadwal sendiri |
| Analisis kampanye | Webhook ke Sheets dengan kolom sumber yang ditanyakan AI (iklan, bio Instagram, Google Maps) | Usaha yang beriklan di beberapa platform |
Alur terakhir berguna karena banyak pelanggan menemukan Anda di Instagram atau Facebook lalu chat ke WhatsApp. Dengan mencatat sumbernya, Anda tahu iklan mana yang benar-benar menghasilkan booking. Saat ini NextReply menerima booking di WhatsApp; dukungan Instagram DM, Messenger, dan Telegram segera hadir. Lihat halaman kanal untuk detail tiap kanal.
- WhatsApp: Aktif / Instagram: Segera hadir / Messenger: Segera hadir / Telegram: Segera hadir
- Agen AI NextReply: Aktif di WhatsApp
- Google Calendar: Tanpa booking ganda / CRM lewat webhook: Paket Business / Tim Anda: Mengambil alih saat perlu
Gambaran: klinik estetika dengan dua cabang
Bayangkan klinik estetika dengan cabang di Kelapa Gading dan Pantai Indah Kapuk. Pasien menemukan klinik di Instagram, lalu bertanya lewat WhatsApp tentang paket perawatan wajah dan booking konsultasi. Sebelum memakai webhook, admin setiap cabang mengirim rekap ke grup WhatsApp internal setiap malam, dan tim marketing menyalinnya ke spreadsheet. Angka sering tidak cocok, dan konsultasi yang tidak berlanjut menjadi paket tidak pernah ditindaklanjuti.
Dengan paket Business, alurnya berubah. Setiap booking konsultasi mengirim webhook ke Make. Make menambahkan baris di sheet laporan gabungan, lalu membuat kontak dan deal di HubSpot untuk konsultan cabang yang sesuai. Seminggu setelah konsultasi, konsultan melihat daftar pasien yang belum mengambil paket dan bisa menghubungi mereka secara pribadi. Pemilik klinik melihat berapa konsultasi datang dari iklan Instagram dan berapa dari Google Maps tanpa meminta laporan siapa pun.
Ini hanya gambaran alur, bukan klaim hasil tertentu. Setiap usaha perlu menyesuaikan kolom, pipeline, dan pembagian tugas dengan cara kerja timnya sendiri.
Menyiapkan webhook di paket Business
- Buat penerima. Di Zapier, buat Zap dengan pemicu webhook. Di Make, buat skenario dengan modul webhook. Keduanya memberi Anda URL penerima.
- Tempel URL di NextReply. Buka pengaturan webhook di dasbor dan masukkan URL tersebut.
- Kirim data uji. Pakai dasbor pengujian webhook untuk mengirim contoh booking dan pastikan Zapier atau Make menerimanya.
- Petakan kolom. Hubungkan setiap data (nama, layanan, jam) ke kolom spreadsheet atau properti HubSpot.
- Aktifkan dan pantau. Buat satu booking nyata dari WhatsApp dan cek hasilnya di aplikasi tujuan.
Pelanggan paket Business mendapat onboarding khusus, jadi tim kami bisa membantu langkah-langkah ini. Gambaran umum pemasangan ada di cara kerja.
Bagaimana dengan Google Calendar?
Booking ke Google Calendar sudah termasuk di semua paket dan tidak memerlukan Zapier atau Make. Webhook adalah lapisan tambahan untuk mengirim data yang sama ke tempat lain. Jadi kalender tetap menjadi sumber jadwal untuk staf, sementara CRM dan spreadsheet menjadi sumber laporan untuk pemilik dan tim sales. Detail booking ada di booking WhatsApp otomatis.
Biaya yang perlu diperhitungkan
Ada tiga komponen biaya terpisah. Pertama, langganan NextReply paket Business sebesar $99 per bulan, dengan uji coba gratis 7 hari, yang mencakup booking tanpa batas, webhook, dasbor pengujian, dan onboarding khusus. Kedua, langganan Zapier atau Make bila Anda memakainya; keduanya punya paket gratis dengan batasan dan paket berbayar sesuai jumlah tugas. Ketiga, biaya pesan WhatsApp dari Meta untuk pesan template, yang ditagih per pesan sesuai tarif resmi Meta. Harga NextReply dalam dolar AS; saat checkout, kartu atau bank Anda mungkin menampilkan perkiraan dalam mata uang lokal. Detail paket ada di halaman harga.
Data pelanggan yang berpindah ke banyak aplikasi
Setiap kali data pelanggan dikirim ke aplikasi lain, tanggung jawab Anda bertambah. UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mewajibkan pengendali data memakai data sesuai tujuan, menjaga keamanannya, dan memastikan pihak yang memproses data atas nama Anda juga menjaganya. Praktik yang kami sarankan:
- Kirim hanya data yang diperlukan aplikasi tujuan. Spreadsheet laporan tidak selalu butuh nomor telepon lengkap.
- Batasi siapa yang bisa membuka spreadsheet atau CRM.
- Untuk klinik, jangan kirim catatan medis atau keluhan kesehatan ke aplikasi pemasaran.
- Catat aplikasi mana saja yang menerima data pelanggan, supaya Anda bisa menjawab bila pelanggan bertanya.
Siapa yang sebaiknya memakai integrasi ini
Tidak semua usaha butuh webhook. Salon satu cabang dengan pemilik yang juga menjadi admin biasanya cukup dengan Google Calendar dan dasbor booking di paket Starter atau Pro. Integrasi CRM paling bermanfaat untuk:
- Usaha dengan beberapa cabang yang butuh laporan gabungan.
- Usaha dengan tim sales yang menindaklanjuti konsultasi menjadi paket berbayar.
- Usaha yang beriklan di beberapa platform dan ingin mengukur sumber booking.
- Usaha yang sudah punya sistem internal dan ingin booking dari chat masuk otomatis.
Masih ragu paket mana yang cocok? Bandingkan di halaman harga, lihat semua fitur, atau tanyakan langsung ke tim kami lewat halaman kontak.
Mulai dari satu alur, lalu tambah
Kesalahan paling umum adalah membangun terlalu banyak alur sekaligus. Mulailah dari satu kebutuhan yang paling terasa, biasanya rekap booking di Google Sheets. Setelah berjalan dua minggu tanpa masalah, tambahkan alur kedua, misalnya kontak di HubSpot. Untuk melihat bagaimana booking terjadi di malam hari sebelum masuk ke CRM, baca balas chat di luar jam kerja. Contoh per jenis usaha ada di halaman industri, panduan lain di blog, dan gambaran produk di beranda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah integrasi webhook tersedia di semua paket?
Tidak. Webhook ke CRM, integrasi Zapier, Make, HubSpot, dan Sheets, serta dasbor pengujian webhook termasuk di paket Business. Booking ke Google Calendar tersedia di semua paket.
Apakah NextReply terhubung langsung ke HubSpot?
Koneksi ke HubSpot berjalan melalui Zapier atau Make yang menerima webhook dari NextReply. Dengan cara ini Anda bebas mengatur properti dan pipeline HubSpot sesuai kebutuhan.
Apakah saya perlu programmer untuk memakai webhook?
Tidak bila memakai Zapier atau Make, karena keduanya punya antarmuka visual. Programmer hanya diperlukan bila Anda ingin menerima webhook langsung ke sistem internal sendiri.
Data apa saja yang dikirim lewat webhook?
Data booking yang dikumpulkan di chat, seperti nama pelanggan, nomor kontak, layanan, tanggal, dan jam. Dasbor pengujian webhook menampilkan contoh data sehingga Anda bisa memetakan kolom dengan tepat.
Apakah webhook dikirim untuk booking dari Instagram atau Messenger juga?
Saat ini NextReply menerima booking di WhatsApp, jadi webhook dikirim untuk booking dari WhatsApp. Dukungan Instagram, Messenger, dan Telegram segera hadir; begitu aktif, booking dari kanal itu rencananya tercatat dengan cara yang sama.
Bagaimana kalau Zapier atau Make sedang bermasalah?
Booking tetap tercatat di NextReply dan Google Calendar. Webhook hanya menyalin data ke aplikasi lain, jadi gangguan di aplikasi penerima tidak menghentikan proses booking.
Apakah aman mengirim data pelanggan ke CRM?
Aman bila Anda membatasi data yang dikirim, mengatur akses CRM dengan benar, dan memastikan setiap aplikasi tujuan menjaga data sesuai UU PDP. Kirim hanya data yang benar-benar dibutuhkan.
Apakah ada uji coba gratis?
Ada. Setiap paket bisa dicoba gratis selama 7 hari, termasuk paket Business ($99 per bulan) yang memuat webhook, dasbor pengujian webhook, dan integrasi Zapier, Make, HubSpot, serta Sheets.
Setiap pesan WhatsApp dibalas, setiap slot kosong ditawarkan
Mulai uji coba gratis 7 hari, hubungkan WhatsApp Anda, lalu isi layanan dan jam buka. NextReply membalas dan mencatat booking kapan saja.