Integraciones · CRM
Cada reserva de WhatsApp, donde trabaja tu equipo
Cada reserva confirmada sale como webhook hacia Zapier, Make, HubSpot o Google Sheets. Tu equipo la ve donde ya trabaja, sin copiar datos.
Conectar WhatsApp con tu CRM sin copiar y pegar reservas
Cuando un negocio crece, las reservas de WhatsApp dejan de vivir solo en el calendario. El equipo comercial quiere ver en HubSpot qué contactos han reservado una primera visita. La gerente quiere una hoja de Google Sheets con las citas de la semana para calcular la ocupación. El programa de facturación necesita el nombre del cliente antes de que llegue. Si cada uno de esos pasos depende de alguien copiando datos del móvil, se acaban perdiendo reservas por el camino.
Para conectar WhatsApp con tu CRM, el plan Business de NextReply envía cada reserva nueva como un webhook. Desde ahí, Zapier o Make la llevan a HubSpot, a Google Sheets o a cualquier herramienta que acepte datos entrantes. Y si tu CRM tiene su propio receptor de webhooks, puedes enviarla directamente.
- Nueva cita: Nombre, servicio, día y hora
- Webhook: Plan Business
- Zapier / Make / HubSpot / Google Sheets
Qué es un webhook y por qué es la forma más sencilla
Un webhook es un aviso automático que un sistema envía a otro cuando pasa algo. En nuestro caso, el «algo» es una reserva nueva. En cuanto el cliente confirma la cita en WhatsApp, NextReply manda a la dirección que tú indiques un paquete de datos con la información de la reserva: nombre, teléfono, servicio, fecha, hora y canal por el que llegó.
La ventaja frente a otros métodos es la inmediatez. No hay que esperar a una exportación nocturna ni consultar nada cada cinco minutos: la reserva aparece en tu CRM segundos después de confirmarse. Y como el webhook usa un formato estándar, sirve para casi cualquier herramienta, incluidas las que todavía no usas.
Destinos habituales: HubSpot, Google Sheets, Zapier y Make
WhatsApp y HubSpot
El uso más común de WhatsApp con HubSpot es crear o actualizar el contacto con cada reserva y añadir una actividad o un negocio en la etapa que elijas. Así el equipo ve en la ficha del contacto que reservó una consulta de valoración el martes a las 17:00, sin salir del CRM.
WhatsApp y Google Sheets
Para muchas pymes, una hoja de cálculo es su CRM. Conectar WhatsApp con Google Sheets añade una fila por reserva. Con eso puedes sacar la ocupación por día de la semana, ver qué servicios se piden más por WhatsApp o compartir la lista con tu gestoría sin dar acceso a nada más.
Zapier y Make
Zapier y Make hacen de puente entre el webhook y miles de aplicaciones. Un escenario típico: la reserva llega por webhook, se crea el contacto en tu CRM, se añade una fila en Sheets y se envía un correo interno al responsable del centro. Si cambias de herramienta mañana, solo cambias el último paso; NextReply sigue enviando lo mismo.
Tres configuraciones reales que puedes copiar
Clínica estética con equipo comercial
Las consultas de valoración se reservan por WhatsApp. Cada reserva crea el contacto en HubSpot con la etiqueta del tratamiento de interés. El equipo comercial hace el seguimiento tras la consulta desde el CRM, que es donde ya trabaja.
Cadena de tres peluquerías
Cada salón tiene su número y su calendario. Los webhooks de los tres envían a una misma hoja de Google Sheets con una columna de centro. La dueña revisa los lunes qué salón recibe más reservas por WhatsApp y en qué franjas.
Academia de idiomas
Las pruebas de nivel se reservan por WhatsApp. Make recibe el webhook, crea el alumno potencial en la herramienta de gestión de la academia y envía al profesor un correo con la hora de la prueba.
Si tu sector no aparece aquí, revisa sectores para ver otros flujos de reserva.
El panel de pruebas de webhooks
El punto débil de cualquier integración es descubrir tarde que ha dejado de funcionar. Por eso el plan Business incluye un panel de pruebas de webhooks. Desde ahí puedes:
- Enviar una reserva de prueba a tu dirección antes de activar nada para clientes reales.
- Ver qué datos se han enviado en cada reserva y qué ha respondido el sistema de destino.
- Detectar errores, como una dirección mal copiada o un escenario de Make desactivado, antes de que se acumulen.
Además, el plan Business incluye una sesión de puesta en marcha con nuestro equipo para dejar la integración funcionando contigo. Puedes ver el resto de capacidades en funciones.
Datos personales y RGPD al enviar reservas a terceros
Cada herramienta a la que envías reservas es un destinatario más de los datos de tus clientes. Antes de activar la integración, revisa tres cosas:
- Contrato de encargo de tratamiento. HubSpot, Google, Zapier y Make ofrecen acuerdos de tratamiento de datos. Asegúrate de tenerlos aceptados en tu cuenta.
- Transferencias internacionales. Algunas de estas herramientas tratan datos fuera del Espacio Económico Europeo. Comprueba qué garantías ofrecen y menciónalo en tu política de privacidad.
- Datos mínimos. Envía solo los campos que de verdad uses. Si eres una clínica, evita mandar a herramientas de marketing información relacionada con la salud.
La AEPD publica guías sobre encargados del tratamiento y transferencias que te ayudarán a revisarlo con tu asesor. Recuerda también que el uso de WhatsApp se rige por las condiciones de WhatsApp Business Solution.
Hoy WhatsApp; los demás canales, en el mismo formato cuando lleguen
Hoy las reservas llegan por WhatsApp, que es el canal activo en todos los planes. Instagram, Messenger y Telegram llegarán próximamente, y la idea es que sus reservas se envíen con el mismo formato que las de WhatsApp, indicando el canal de origen, para que puedas medir en tu CRM de dónde vienen tus clientes sin montar una integración por canal. Lo explicamos en canales.
Qué puedes medir cuando las reservas llegan a tu CRM
Tener cada reserva en un sistema central cambia las preguntas que puedes responder. Algunas que nos plantean a menudo los dueños de negocios:
- ¿Cuántas citas llegan fuera de horario? Cruza la hora de la reserva con tu horario de apertura y verás qué parte del negocio se cerraba de noche. Si la cifra es alta, la atención fuera de horario se está pagando sola.
- ¿Qué campaña trae más primeras visitas? Si etiquetas tus enlaces de WhatsApp por origen (biografía de Instagram, anuncio, web), puedes ver en el CRM qué fuente aporta clientes nuevos y cuál sobre todo repetidores.
- ¿Qué servicios se reservan solos y cuáles necesitan llamada? Si un tratamiento casi nunca se reserva por chat, quizá le falta información en tu base de conocimiento.
- ¿Cuánto tarda un contacto nuevo en volver? En HubSpot o en Sheets puedes ver el tiempo entre la primera y la segunda cita y planificar campañas de reactivación con consentimiento.
Ninguna de estas preguntas necesita un analista. Con una tabla dinámica en Sheets o un informe estándar de HubSpot tienes la respuesta.
Por qué solo en el plan Business
Los planes Starter y Pro ya cubren lo que necesita la mayoría de negocios: reservas en Google Calendar, panel de reservas, avisos de cada cita nueva y, en Pro, historial completo de conversaciones. Las integraciones con CRM tienen sentido cuando hay un equipo que trabaja en otra herramienta o varios centros que consolidar, y por eso forman parte del plan Business junto con las reservas ilimitadas y la puesta en marcha guiada. Business cuesta 99 dólares al mes y, como los otros planes, empieza con 7 días de prueba gratis. Compara los tres en precios.
Si no tienes claro si tu herramienta acepta webhooks o cómo conectarla, escríbenos desde contacto y lo revisamos antes de que cambies de plan.
Cómo activarlo, paso a paso
- Activa el plan Business desde tu cuenta.
- Crea en Zapier o Make un disparador de tipo «webhook» y copia la dirección que te dan. Si tu CRM recibe webhooks directamente, usa la suya.
- Pega la dirección en la sección de integraciones de NextReply.
- Envía una reserva de prueba desde el panel y comprueba que llega.
- Configura en Zapier o Make los pasos siguientes: crear contacto en HubSpot, añadir fila en Sheets, avisar por correo.
- Haz una reserva real desde tu propio móvil y revisa el recorrido completo.
Si es la primera vez que configuras NextReply, empieza por cómo funciona y deja las integraciones para cuando las reservas ya estén entrando.
Preguntas frecuentes
¿Hay una integración directa con HubSpot o va por Zapier?
NextReply envía cada reserva por webhook. Puedes recibirla en Zapier o Make y desde ahí crear el contacto en HubSpot, o enviarla a cualquier receptor de webhooks que acepte tu CRM.
¿Qué datos incluye cada webhook?
Los datos de la reserva: nombre del cliente, teléfono, servicio, fecha, hora y canal de origen. Puedes decidir qué campos usar en el destino.
¿Se envían también las cancelaciones?
El webhook se dispara con cada reserva nueva. Si necesitas reflejar cambios o cancelaciones en tu CRM, coméntanoslo en la puesta en marcha y revisamos tu caso.
¿Puedo conectar Google Sheets sin Zapier ni Make?
Google Sheets no recibe webhooks de forma nativa, así que lo habitual es usar Zapier o Make como puente. Es una configuración de pocos minutos.
¿Funciona con otros CRM además de HubSpot?
Sí, con cualquiera que acepte webhooks directamente o que esté disponible en Zapier o Make, que son la gran mayoría de CRM usados por pymes en España.
¿Qué pasa si mi herramienta de destino falla?
El panel de pruebas de webhooks te muestra la respuesta del sistema de destino en cada envío, así que puedes detectar el fallo y corregirlo. Las reservas siguen creándose en Google Calendar aunque el destino no responda.
¿Está incluido en el plan Pro?
No. Las integraciones por webhook con Zapier, Make, HubSpot y Sheets forman parte del plan Business.
¿Hay prueba gratuita?
Sí. El plan Business, como Starter y Pro, empieza con 7 días de prueba gratis, tiempo suficiente para enviar reservas de prueba al panel de webhooks y comprobar que llegan a tu CRM.
Cada mensaje de WhatsApp respondido, cada hueco libre ofrecido
Empieza tu prueba gratis de 7 días, conecta tu WhatsApp y añade servicios y horarios. NextReply responde y reserva a cualquier hora.