Integraciones · Google Calendar
Tu Google Calendar, lleno directamente desde WhatsApp
La IA consulta tu disponibilidad real, ofrece huecos en el chat de WhatsApp y crea el evento en tu calendario en cuanto el cliente confirma.
Conectar WhatsApp con Google Calendar sin montar flujos
Si buscas cómo conectar WhatsApp con Google Calendar, lo más probable es que te hayas encontrado plantillas de n8n, escenarios de Make y tutoriales de una hora con la API de Meta, un servidor y varias claves que caducan. Funcionan, pero alguien tiene que mantenerlos. El día que Meta cambia una versión de la API o Google pide reautorizar la cuenta, las reservas dejan de entrar y nadie se entera hasta que un cliente se presenta a una cita que no existe.
NextReply resuelve lo mismo sin piezas sueltas. Conectas tu WhatsApp Business, autorizas tu cuenta de Google y listo: la IA lee tu disponibilidad real, ofrece huecos libres en el chat y crea la cita en tu calendario en cuanto el cliente confirma. Sin código, sin servidores y sin mantener nada.
- Nueva cita: Nombre, servicio, día y hora
- Webhook: Plan Business
- Zapier / Make / HubSpot / Google Sheets
Cómo llegan las citas de WhatsApp a Google Calendar
El recorrido de una reserva es este:
- El cliente escribe. «¿Tenéis hueco el jueves por la tarde para una limpieza dental?» Puede ser texto o un audio.
- La IA entiende la petición. Identifica el servicio, su duración (la que tú configuraste) y el día que pide.
- Consulta Google Calendar. Comprueba qué franjas del jueves por la tarde están libres teniendo en cuenta tu horario y las citas ya creadas.
- Propone opciones. «El jueves tengo libre a las 16:30 y a las 18:00, ¿cuál te viene mejor?»
- Toma los datos y crea el evento. Con nombre, servicio, fecha y hora, el evento aparece en tu calendario al instante.
- Confirma y avisa. El cliente recibe la confirmación en el chat y tú recibes una notificación de reserva nueva.
Estas citas de WhatsApp en Google Calendar son eventos normales: puedes verlas desde el móvil, compartir el calendario con tu equipo o moverlas a mano si hace falta. Cuando las mueves, la IA ve el cambio en la siguiente consulta.
Cómo se evitan las citas duplicadas
El miedo número uno de cualquier recepción al automatizar es la doble reserva: dos clientes en el mismo sillón a la misma hora. Ocurre cuando el sistema que reserva no consulta la agenda real en el momento de confirmar, sino una copia antigua.
NextReply consulta tu Google Calendar justo antes de ofrecer y de confirmar cada hueco. Si tu recepcionista acaba de apuntar una cita a mano a las 16:30, ese hueco deja de ofrecerse. Si dos clientes piden la misma franja casi a la vez, solo uno se la queda y al otro se le proponen alternativas. Es la misma lógica que seguiría una persona con el calendario delante, pero a cualquier hora.
Un consejo práctico: bloquea en el calendario tus vacaciones, formaciones y festivos locales (el puente de mayo en Madrid, la Mercè en Barcelona o las Fallas en Valencia). La IA respeta cualquier evento ocupado, así que no ofrecerá huecos en esos días.
Hazlo tú mismo frente a una integración ya hecha
Montar la conexión por tu cuenta es posible. Esto es lo que implica cada opción:
| Aspecto | Flujo propio (n8n, Make, código) | NextReply |
|---|---|---|
| Acceso a WhatsApp | Cuenta en la plataforma de Meta, verificación, número dedicado o coexistencia configurada a mano | Conexión guiada; puedes seguir usando la app de WhatsApp Business |
| Entender al cliente | Conectar un modelo de IA, escribir instrucciones y probarlas | Incluido, con tus servicios, horarios y preguntas frecuentes |
| Audios y fotos | Pasos extra de transcripción y visión | Incluido |
| Disponibilidad real | Consultas a la API de Google y lógica anti-duplicados | Incluido |
| Mantenimiento | Tuyo: tokens, cambios de API, errores | Nuestro |
| Coste | Herramientas + horas de desarrollo + IA por uso | Cuota mensual fija |
Si te gusta construir, la documentación oficial de la API de Google Calendar es un buen punto de partida. Si lo que quieres es que las reservas entren mañana, la integración ya hecha te ahorra semanas. Revisa el detalle en cómo funciona.
Ejemplos según el tipo de negocio
Una peluquería con dos sillones
Corte de 30 minutos, color de 90, mechas de dos horas. La IA conoce cada duración y solo ofrece huecos donde cabe el servicio completo. Un sábado por la mañana deja de ser un juego de tetris por WhatsApp.
Una clínica de fisioterapia
Primera visita de 60 minutos y sesiones de seguimiento de 45. Los pacientes escriben al salir del trabajo, la IA reserva y el fisioterapeuta ve la agenda del día siguiente en su móvil antes de dormir.
Un taller o una empresa de reformas
Aquí la cita es una visita para valorar el trabajo. La IA recoge la dirección, una foto del problema y reserva una franja de visita en el calendario del técnico.
Hay más ejemplos en la página de sectores.
Qué preparar antes de conectar el calendario
La conexión técnica tarda minutos. Lo que marca la diferencia es tener ordenada la información que la IA usará para decidir qué huecos ofrece:
- Horario real de atención. Incluye las pausas: si cierras de 14:00 a 16:30 para comer, indícalo para que no se ofrezcan citas en esa franja.
- Lista de servicios con duración. Mejor «coloración raíz, 75 minutos» que «color». Cuanto más concreto, mejor encaja la cita.
- Margen entre citas. Si necesitas diez minutos para limpiar el gabinete o preparar el puesto, súmalos a la duración.
- Antelación mínima y máxima. ¿Aceptas citas para dentro de una hora o solo para el día siguiente? ¿Hasta cuántas semanas vista abres la agenda?
- Calendario limpio. Borra eventos de prueba antiguos y marca como ocupados los bloqueos fijos, como la reunión de equipo del lunes.
Qué ve el cliente durante la reserva
Para el cliente, la experiencia es una conversación normal de WhatsApp. No hay enlaces a formularios externos ni aplicaciones que descargar. Pregunta, recibe dos o tres opciones concretas, elige una y recibe la confirmación con día, hora y dirección. Si se equivoca o cambia de idea, escribe «mejor a las seis» y la IA rehace la reserva.
Esa sencillez importa. Una parte de tus clientes no quiere crear una cuenta en una plataforma de reservas para pedir hora en su peluquería de siempre. Prefieren escribir como escriben a un amigo, y aun así quieren la confirmación al momento. La integración con Google Calendar hace posible las dos cosas a la vez.
Reservas también fuera de horario, y pronto por otros canales
La integración con Google Calendar es lo que hace útil la atención fuera de horario: sin agenda real, la IA solo podría decir «mañana te llamamos». Con la agenda conectada, cierra la cita a medianoche.
Hoy las reservas llegan por WhatsApp. Cuando se activen Instagram, Messenger y Telegram, que llegarán próximamente, usarán este mismo calendario: da igual el canal, los huecos se descontarán del mismo sitio. Lo explicamos en canales.
Privacidad y permisos de la conexión
Al conectar Google Calendar, autorizas a NextReply a leer tu disponibilidad y crear eventos para las reservas. En cada evento guardamos los datos mínimos para que la cita funcione: nombre del cliente, servicio, hora y, si lo configuras, el teléfono. No añadas al calendario información sensible que no necesites, y menos aún si eres una clínica.
Puedes revocar el acceso cuando quieras desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google. Si trabajas con datos de salud, consulta las guías de la AEPD y revisa tu registro de actividades de tratamiento.
Incluido desde el plan Starter
La sincronización con Google Calendar está incluida desde el plan Starter, junto con el panel de reservas y la vista de calendario. Los planes superiores añaden más volumen de reservas, historial completo de conversaciones y, en Business, el envío de cada reserva a tu CRM. Starter cuesta 29 dólares al mes, Pro 59 y Business 99, con 7 días de prueba gratis en cualquiera. Tienes la comparativa completa en precios y la lista de capacidades en funciones.
¿Tienes una configuración especial, como varios centros o un calendario compartido con otra herramienta? Escríbenos desde contacto y lo revisamos contigo antes de que contrates.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una cuenta de Google Workspace de pago?
No es imprescindible. La conexión funciona con una cuenta de Google que tenga Google Calendar. Muchos negocios usan Workspace por el correo con dominio propio, pero no es obligatorio para reservar.
¿Qué pasa si muevo una cita a mano en el calendario?
La IA consulta el calendario en cada conversación, así que el cambio se tiene en cuenta en la siguiente oferta de huecos. El evento movido sigue siendo un evento normal de Google Calendar.
¿Puede reservar dos clientes a la misma hora por error?
NextReply comprueba la disponibilidad justo antes de ofrecer y de confirmar cada hueco. Si una franja se ocupa en ese momento, ofrece alternativas en lugar de duplicar la cita.
¿Tengo que usar n8n o Zapier para conectar WhatsApp y Google Calendar?
No. La conexión con Google Calendar es nativa en NextReply. Zapier, Make y HubSpot solo entran en juego si quieres enviar las reservas a otras herramientas, y eso forma parte del plan Business.
¿Sirve para servicios de duraciones distintas?
Sí. Configuras la duración de cada servicio y la IA solo ofrece huecos donde cabe completo.
¿Puedo bloquear festivos y vacaciones?
Sí. Crea un evento ocupado en el calendario y la IA no ofrecerá huecos en esa franja.
¿Puedo desconectar Google Calendar más adelante?
Sí, desde la configuración de NextReply o revocando el acceso en tu cuenta de Google. Las citas ya creadas se quedan en tu calendario.
¿Hay prueba gratuita?
Sí. Todos los planes, también Starter, incluyen la conexión con Google Calendar y 7 días de prueba gratis para comprobar cómo llegan las citas de WhatsApp a tu calendario.
Cada mensaje de WhatsApp respondido, cada hueco libre ofrecido
Empieza tu prueba gratis de 7 días, conecta tu WhatsApp y añade servicios y horarios. NextReply responde y reserva a cualquier hora.