Integración con Google Calendar
Tu Google Calendar se llena desde WhatsApp
NextReply revisa tu disponibilidad real, ofrece solo horarios libres y escribe la cita en tu calendario desde el chat. Sin flujos de n8n, sin hojas de cálculo, sin citas empalmadas.
Conectar WhatsApp con Google Calendar en México, sin programar
Si buscaste cómo conectar WhatsApp con Google Calendar en México, seguro encontraste plantillas de n8n, tutoriales de Make y anuncios de freelancers que te arman "un bot con calendario" por proyecto. Funcionan mientras nadie toque nada. El día que Meta cambia algo o se vence un token, tu agenda deja de recibir citas y nadie te avisa.
NextReply trae la conexión hecha. Inicias sesión con tu cuenta de Google, eliges qué calendario usar y listo: la IA lee tus horarios ocupados, ofrece al cliente solo lo que está libre y escribe la cita con nombre, servicio y teléfono. Si alguien más ya ocupó ese horario, no lo ofrece. Así se acaban las citas empalmadas.
Cómo funciona la conexión paso a paso
- Autorizas el acceso. Desde el panel conectas tu cuenta de Google con el permiso estándar de Google. NextReply usa la API de Google Calendar para leer disponibilidad y crear eventos.
- Eliges calendario o calendarios. Puedes usar uno para todo el negocio o uno por persona (un doctor, un barbero, una sala).
- Cargas servicios con duración. Un corte, 40 minutos; una limpieza dental, 50; un servicio de afinación, 2 horas. La IA busca un hueco del tamaño correcto.
- La IA agenda en el chat. Pregunta servicio, propone horarios, confirma y escribe el evento. Recibes notificación.
- Tú sigues usando tu calendario normal. Si bloqueas una tarde para un pendiente personal, la IA ya no ofrece esa tarde.
- Nueva cita: Nombre, servicio, día y hora
- Webhook: Plan Business
- Zapier / Make / HubSpot / Google Sheets
Adiós a las citas empalmadas
Las citas empalmadas pasan casi siempre por lo mismo: dos personas agendan por canales distintos y nadie revisa el mismo calendario. La recepcionista apunta en la libreta, el dueño contesta un WhatsApp desde su celular y el sábado llegan dos clientas a la misma hora.
Con NextReply hay una sola fuente de verdad: tu Google Calendar. La IA lo consulta antes de ofrecer cada horario, en cada conversación de WhatsApp. Si tu equipo agenda por teléfono, basta con que lo apunte en el mismo calendario y la IA lo respeta.
- Duración real. No ofrece un hueco de 30 minutos para un servicio de 90.
- Por persona. Si cada especialista tiene su calendario, ofrece solo los horarios libres de quien hace ese servicio.
- Horario de atención. No agenda fuera de las horas que configuraste, aunque el calendario esté vacío.
Hacerlo tú con n8n o Zapier contra usar NextReply
| Flujo propio (n8n, Make, Zapier) | NextReply | |
|---|---|---|
| Configuración | Horas o días, o pagar a un freelancer | Una tarde, sin código |
| Entender lo que pide el cliente | Tú armas los prompts y las reglas | Incluido, con audios y fotos de WhatsApp |
| Revisar disponibilidad | Tienes que programar la consulta de huecos | Incluido, por servicio y persona |
| Mantenimiento | Tuyo cuando algo falla | Nuestro |
| Cumplir reglas de WhatsApp | Tu responsabilidad | Diseñado como asistente de negocio con traspaso a persona |
| Costo | Herramientas + API de Meta + horas de trabajo | Plan mensual + cargos de Meta |
Si ya tienes un CRM o quieres mandar cada cita a otra herramienta, el plan Business incluye webhooks para Zapier y Make, además de HubSpot y Google Sheets. Esa parte es la que sí conviene automatizar con flujos.
Ejemplos por tipo de negocio
Consultorio con dos doctores en Del Valle
Cada doctor tiene su calendario. Cuando un paciente pide "consulta con la doctora", la IA ofrece solo los horarios de ella y deja la cita en su calendario.
Barbería en San Pedro Garza García
Tres barberos, tres calendarios. El cliente dice "con quien sea, el viernes en la tarde" y la IA ofrece el primer hueco libre entre los tres.
Taller mecánico
El servicio mayor bloquea medio día. La IA solo ofrece entradas por la mañana y avisa que el coche se queda. Más giros en sectores.
Agendar citas en Google Calendar desde WhatsApp: así se ve la conversación
Para que te des una idea de cómo trabaja la IA con tu calendario, este es el tipo de intercambio que maneja con un paciente de un consultorio dental en Coyoacán:
Paciente: Buenas tardes, quiero una limpieza, ¿tienen algo esta semana?
NextReply: ¡Hola! La limpieza dura unos 50 minutos. Esta semana tengo el miércoles a las 11:00 o el viernes a las 17:30. ¿Cuál prefieres?
Paciente: El viernes pero más temprano no hay?
NextReply: El viernes antes de las 17:30 ya está ocupado. ¿Te sirve el jueves a las 9:00?
Paciente: Va, jueves 9
NextReply: Perfecto, quedó tu limpieza el jueves a las 9:00. ¿Me confirmas tu nombre completo?
Detrás de esa conversación pasan varias cosas: la IA calculó la duración del servicio, revisó los huecos del calendario, descartó los horarios ocupados del viernes y, cuando el paciente aceptó, creó el evento con su nombre, teléfono y servicio. Al final, la IA confirmó la cita por escrito en el mismo chat, con día, hora y dirección.
Reglas de agenda que puedes configurar
Cada negocio tiene sus mañas, y la agenda debe respetarlas. Estas son las reglas que más se configuran al conectar el calendario:
- Tiempo entre citas. Diez minutos para limpiar el sillón o preparar la cabina.
- Horario de comida. Bloqueado todos los días a la misma hora, sin tener que crear un evento diario.
- Servicios solo en ciertos días. Por ejemplo, ortodoncia solo martes y jueves, o colorimetría solo con una estilista.
- Anticipación mínima. Que nadie agende para dentro de 20 minutos si necesitas preparar algo.
- Días festivos y vacaciones. Un evento de día completo en tu calendario basta para que la IA no ofrezca esa fecha.
Si cambia algo, como un doctor que se va de congreso o una barbería que abre el domingo por temporada, lo ajustas en tu calendario o en el panel y la IA lo aplica en la siguiente conversación.
Tu equipo sigue trabajando como siempre
Una duda común: "¿y si mi recepcionista prefiere seguir agendando por teléfono?". Puede hacerlo. Mientras apunte las citas en el mismo Google Calendar, la IA las respeta. Muchos negocios trabajan así durante las primeras semanas: la recepción atiende a los clientes de siempre y la IA cubre WhatsApp, las noches y los fines de semana.
Y si alguien de tu equipo quiere ver lo que agendó la IA, lo ve en su celular, en la app de Google Calendar que ya usa. No hay que aprender otro sistema.
También puedes compartir el calendario con quien lo necesite, como el doctor que quiere ver su agenda del día desde el hospital o la dueña que revisa las tres sucursales desde casa. Los permisos de quién ve qué los sigues manejando en Google, como siempre.
Lo que pasa fuera de horario
La conexión con el calendario es lo que hace posible agendar de noche sin riesgo. Aunque nadie esté revisando, la IA solo ofrece lo que está libre. Lee cómo funciona la atención fuera de horario y revisa todas las funciones de NextReply.
Un calendario para todos tus canales
Hoy todas las citas de NextReply entran por WhatsApp y escriben en tu Google Calendar con las mismas reglas. Sabemos que muchas citas empiezan en un mensaje directo de Instagram, en Messenger o en Telegram: esos canales llegan pronto y, cuando se lancen, escribirán en el mismo calendario. Conoce qué hará cada uno en canales.
- WhatsApp: Disponible / Instagram: Próximamente / Messenger: Próximamente / Telegram: Próximamente
- Agente de IA NextReply: Disponible en WhatsApp
- Google Calendar: Sin citas duplicadas / CRM por webhook: Plan Business / Tu equipo: Toma el relevo cuando hace falta
Permisos y datos
NextReply solo usa el acceso a tu calendario para ver disponibilidad y crear o modificar las citas que agenda. Puedes revocar el permiso desde tu cuenta de Google cuando quieras. Los datos de tus clientes en cada evento (nombre, servicio, teléfono) son datos personales: menciónalo en tu aviso de privacidad según la LFPDPPP. Si tienes dudas técnicas, escribe a support@nextreply.io o contáctanos o conoce quiénes somos.
Incluido en todos los planes
La integración con Google Calendar viene desde el plan Starter, que cuesta US$29 al mes, y todos los planes empiezan con 7 días de prueba gratis. Revisa precios, mira cómo funciona o lee guías en el blog. ¿Listo? empieza tu prueba gratis de 7 días o vuelve al inicio.
Los mensajes de WhatsApp tienen un cargo aparte de Meta, que puedes consultar en la tabla de precios de WhatsApp Business Platform.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una cuenta de Google Workspace de pago?
No. Funciona con una cuenta normal de Google con Google Calendar. Si tu negocio ya usa Workspace, también sirve.
¿Puedo usar un calendario por persona?
Sí. Puedes conectar un calendario por doctor, estilista, barbero o sala, y la IA ofrece solo los horarios libres de quien hace el servicio.
¿Qué pasa si agendo una cita a mano en el calendario?
La IA la ve como horario ocupado y ya no lo ofrece. Lo mismo si bloqueas un rato para comer o un pendiente.
¿Qué pasa si un cliente quiere mover o cancelar su cita?
Sí, cuando el cliente lo pide en el chat. La IA pasa la solicitud a tu equipo con los datos del evento, para que una persona lo mueva o lo cancele en el calendario y libere el espacio.
¿Funciona con Outlook o Calendly?
Hoy la integración nativa es con Google Calendar. Si usas otro sistema, en el plan Business puedes mandar cada cita por webhook a Zapier o Make.
¿Qué pasa si se desconecta el calendario?
Si revocas el permiso desde tu cuenta de Google o cambias la contraseña de esa cuenta, la IA ya no puede leer tu disponibilidad. Vuelve a conectar el calendario desde el panel de NextReply y revisa que la siguiente cita de prueba aparezca bien.
¿Tengo que dar acceso a todo mi Google?
No. Solo autorizas el acceso al calendario. Puedes revocarlo desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google.
¿Hay prueba gratis?
Sí. Todos los planes, Starter, Pro y Business, incluyen 7 días de prueba gratis. En esa semana conectas tu WhatsApp, cargas servicios, horarios y preguntas frecuentes, y ves cómo responde el asistente a clientes reales antes de que empiece tu primer mes de pago.
Cada mensaje de WhatsApp respondido, cada horario libre ofrecido
Empieza tu prueba gratis de 7 días, conecta tu WhatsApp y agrega servicios y horarios. NextReply responde y agenda a cualquier hora.