Restaurantes y cafés
Reservaciones que no interrumpen el servicio
El cliente pide mesa para ocho a las 9 pm, pregunta por el menú o alergias y recibe su reservación confirmada. Los grupos grandes pasan a tu gerente.
Chatbot de WhatsApp para restaurante: reservaciones sin soltar el servicio
Viernes, 8:30 de la noche. La cocina está a tope, los meseros corren y el celular del restaurante no deja de vibrar: “¿Tienen mesa para cuatro a las 9?”, “¿Puedo reservar para el domingo, somos ocho?”, “¿Tienen opciones sin gluten?”. Un chatbot de WhatsApp para restaurante como NextReply toma esas reservaciones por ti: pregunta cuántas personas, día, hora y zona, revisa la disponibilidad y confirma. Los grupos grandes y los eventos pasan al gerente.
En México decimos “reservación”, no “reserva”, y la IA usa la palabra que usa tu cliente. Funciona para restaurantes, cafés con brunch de fin de semana, bares con mesas, taquerías con terraza y cualquier lugar que acepte reservaciones por WhatsApp.
- WhatsAppDisponible
- InstagramPróximamente
- MessengerPróximamente
- TelegramPróximamente
Video de la guía de configuración · 2 min
Mira toda la configuración en 2 minutos
Dos minutos en la app real: conecta WhatsApp, configura la recepcionista, empieza la prueba gratis y ponla a funcionar.
Qué muestra el video
- Conecta tu número de WhatsApp a través de Meta
- Configura la recepcionista con IA: nombre, tono, idioma, horario y paso a una persona de tu equipo
- Elige un plan ($29, $59 o $99 al mes) y empieza la prueba gratis de 7 días, con pago a través de Stripe
- Listo, ya está funcionando: la IA contesta 24/7 y agenda las citas en tu calendario
Video en inglés
El problema: los mensajes llegan en la hora pico
Los restaurantes tienen una ironía: la mayoría de las reservaciones por WhatsApp llega justo cuando el equipo está más ocupado. La gente decide a dónde cenar a las 7 de la tarde, cuando ya estás en servicio. Si el host o el gerente tiene que soltar la puerta para contestar el celular, o el servicio sufre o la reservación se pierde.
También hay preguntas que se repiten cada noche: “¿Tienen estacionamiento o valet?”, “¿Aceptan mascotas en la terraza?”, “¿Hay música en vivo hoy?”, “¿Tienen menú vegano?”. Contestarlas a mano no agrega valor; contestarlas tarde sí te cuesta mesas.
Así se ve una reservación por WhatsApp con IA
Cliente: “Hola, ¿tienen mesa para 4 hoy a las 9? De preferencia en terraza”
IA: “¡Hola! Hoy a las 9:00 la terraza está llena, pero tengo mesa para cuatro en terraza a las 9:45 o adentro a las 9:00. ¿Cuál prefieres?”
Cliente: “Adentro a las 9. Es cumpleaños de mi esposa”
IA: “¡Qué buena noticia! Quedó tu reservación hoy a las 9:00 para cuatro personas, adentro. Le aviso al equipo del cumpleaños. ¿A nombre de quién?”
La IA ofreció alternativas reales, registró la reservación y dejó una nota del cumpleaños para el equipo. Ve el detalle técnico en cómo funciona.
- Mensaje del cliente: «¿Tienen lugar mañana en la tarde?»
- Recepcionista con IA: Entiende servicio, día y hora
- Consulta tu agenda: Solo ofrece horarios libres
- Confirma en el chat: Nombre, servicio y hora
- Cita agendada: En Google Calendar, con aviso al dueño
Reservaciones por WhatsApp: cómo organizar la disponibilidad
Un restaurante no agenda “citas” como un consultorio; maneja mesas, turnos y capacidad. En NextReply lo configuras así:
- Tipos de reservación: mesa interior, terraza, barra, salón privado.
- Tamaño máximo automático: por ejemplo, hasta 8 personas la IA reserva sola; de 9 en adelante pasa al gerente.
- Duración por mesa: 90 minutos entre semana, 2 horas en fin de semana, para que la IA sepa cuándo vuelve a quedar libre.
- Horarios de cocina: última reservación 45 minutos antes del cierre.
- Calendario: cada reservación entra a Google Calendar, donde tu host la ve.
Menú, alergias y preguntas de cocina
La IA puede contestar con la información que cargues de tu menú: si hay opciones veganas, sin gluten, para niños, o el precio aproximado por persona. Para alergias, lo más seguro es que la IA registre la alergia en la nota de la reservación y te pase el chat si la pregunta es específica (“¿la salsa tiene cacahuate?”). Así tu cocina responde con certeza y nadie corre riesgos.
Grupos, eventos y fechas especiales
Las reservaciones grandes son las más valiosas y las más delicadas: cenas de empresa en diciembre, cumpleaños de 20 personas, Día de las Madres, 14 de febrero o la noche del 15 de septiembre. La IA toma los datos iniciales (fecha, número de personas, tipo de evento, presupuesto aproximado) y pasa el chat al gerente con la información ordenada. Él solo cotiza y cierra. Mientras tanto, las reservaciones normales siguen entrando solas.
- Petición poco habitual: Queja, devolución o caso especial
- Recepcionista con IA: Sabe cuándo parar
- Responde con tus preguntas frecuentes: Servicios, horarios y precios / Pasa la conversación: Tu equipo recibe un aviso
- Tu equipo responde: El mismo chat, con todo el historial
Reservaciones por Instagram en tu restaurante (próximamente)
Los restaurantes venden por los ojos, y la mayoría recibe mensajes directos en Instagram después de una publicación de un platillo o de la terraza. Hoy NextReply toma reservaciones por WhatsApp; Instagram, Messenger y Telegram llegan pronto y todavía no contestan esos mensajes. Revisa qué hará el bot de Instagram y la página de canales.
Mientras tanto, pon el enlace de WhatsApp en tu bio y en la respuesta guardada de los DMs: “Para reservar, escríbenos aquí”. El cliente que vio la foto de la terraza termina en el chat donde la IA ya le ofrece mesa y hora. Si quieres el aviso cuando Instagram esté listo, escribe a hello@nextreply.io.
- WhatsApp: Disponible / Instagram: Próximamente / Messenger: Próximamente / Telegram: Próximamente
- Agente de IA NextReply: Disponible en WhatsApp
- Google Calendar: Sin citas duplicadas / CRM por webhook: Plan Business / Tu equipo: Toma el relevo cuando hace falta
Menos mesas vacías por reservaciones que no llegan
Una mesa para seis que no llega un sábado es una pérdida difícil de recuperar. Hoy la IA confirma cada reservación por escrito en el chat, con número de personas, hora y zona (terraza o interior), y si el cliente escribe que ya no viene, pasa el aviso al encargado para que la mesa quede libre para el siguiente que pregunte. Los recordatorios automáticos unas horas antes llegan pronto: están construidos y esperan la aprobación de plantillas de Meta. Cuando se activen, Meta cobrará esos mensajes según su tabla de precios.
- Cita agendada: Guardada en el calendario
- Recordatorio (próximamente): Pendiente de aprobación de Meta
- El cliente confirma / Pide reagendar
- Agenda siempre al día: Los horarios liberados vuelven a estar disponibles
Reservaciones para mañana, tomadas esta noche
Mucha gente planea la comida del domingo el sábado en la noche, cuando ya cerraste. La atención fuera de horario toma esas reservaciones y tu host las encuentra en el calendario al abrir.
Restaurantes en colonias con mucha vida
En la Roma Norte, la Condesa o Polanco en la Ciudad de México, en la Colonia Americana o Providencia en Guadalajara, o en el Centrito Valle en San Pedro Garza García, los comensales tienen decenas de opciones a pocas cuadras. Quien pregunta por mesa a las 8 de la noche no va a esperar media hora la respuesta: si no le contestas, cena en otro lado. La rapidez de respuesta es parte de tu servicio.
Comensales que escriben en otro idioma
Si tu restaurante está en una zona turística o con muchos residentes extranjeros, recibes mensajes en inglés, francés o portugués. La IA detecta el idioma y responde en el mismo, con la información de tu menú y horarios que cargaste en español. Un turista que pregunta desde su hotel en Polanco por una mesa para esa noche recibe la respuesta en su idioma y su reservación confirmada en minutos, en lugar de buscar otra opción en una app.
Eventos y campañas con permiso (próximamente)
Los restaurantes tienen muchas razones para escribirle a sus clientes: una cena maridaje, el menú de temporada de chiles en nogada, una noche de música en vivo o el menú especial del Día de las Madres. Las campañas de NextReply llegan próximamente: podrás avisar a los clientes que aceptaron recibir mensajes, y cuando contesten “quiero reservar”, la IA tomará la reservación en el mismo chat.
Como con cualquier mensaje de marketing por WhatsApp, Meta los cobra según su tabla de precios y conviene enviarlos con moderación. Un aviso bien elegido al mes funciona mejor que una promoción cada semana.
Configuración recomendada
- Conecta tu WhatsApp Business sin cambiar de número.
- Carga tipos de mesa, capacidad y duración por turno.
- Define el máximo de personas para reservación automática.
- Escribe respuestas a preguntas frecuentes: estacionamiento, mascotas, menú infantil, formas de pago.
- Define reglas de transferencia: grupos grandes, eventos, quejas, alergias específicas.
- Prueba desde otro celular con un audio de WhatsApp en hora pico.
Qué revisar después del primer mes
En el panel verás cuántas reservaciones entraron fuera de horario, cuántas en hora pico sin que nadie del equipo soltara el servicio y cuántos chats pasaron al gerente. Si notas muchas preguntas repetidas sin respuesta, como si hay cambiador para bebés o si se puede llevar pastel, agrégalas a tu información y la IA las contestará desde ese día.
Datos de tus comensales
Para reservar solo necesitas nombre, teléfono, número de personas y hora. Si un cliente menciona una alergia, es información de salud: úsala solo para preparar su visita, como pide la LFPDPPP, y ten tu aviso de privacidad disponible.
Qué plan elegir
Un café o restaurante pequeño suele empezar con Starter (US$29 al mes, hasta 500 reservaciones). Un restaurante con mucho movimiento de fin de semana pasa de esa cifra rápido y le conviene Pro, que además guarda el historial completo para revisar qué se acordó con cada grupo. Compara en precios, conoce las funciones, mira otros sectores o vuelve al inicio. Empieza tu prueba gratis de 7 días y pruébalo un fin de semana con servicio completo.
Preguntas frecuentes
¿La IA puede tomar reservaciones para grupos grandes?
Toma los datos y, a partir del número de personas que tú definas, pasa el chat al gerente para que cotice y confirme.
¿Puede contestar preguntas del menú?
Sí, con la información que cargues: platillos, opciones veganas o sin gluten y precio aproximado por persona. Las preguntas específicas de alergias pasan a tu equipo.
¿Funciona si tengo terraza e interior?
Sí. Cargas cada zona como tipo de mesa y la IA ofrece lo que esté libre en la zona que pide el cliente, o una alternativa.
¿Qué pasa si el cliente quiere cambiar la hora?
Lo pide en el mismo chat y la IA pasa la solicitud al encargado con los datos de la reservación, para que confirme el nuevo horario.
¿Puede tomar pedidos para llevar?
NextReply está pensado para reservaciones y atención. Puede informar tu menú y cómo pedir, pero los pedidos y pagos los manejas con tu sistema.
¿Contesta los mensajes de Instagram del restaurante?
Todavía no. Instagram, Messenger y Telegram llegan pronto. Hoy la IA toma reservaciones por WhatsApp; pon tu enlace de WhatsApp en la bio para que quien te escribe por Instagram reserve ahí.
¿Hay prueba gratis?
Sí. Todos los planes incluyen 7 días de prueba gratis, para restaurantes, bares o cafés. En esa semana cargas zonas, horarios, menú y reglas de grupos grandes, y ves cómo toma reservaciones la IA en tu hora pico real.
¿Puedo limitar cuántas reservaciones entran por hora?
Sí. Defines la capacidad por turno y la duración de cada mesa. Cuando se llena un horario, la IA ofrece el siguiente disponible o una zona distinta, para que la cocina no reciba veinte mesas al mismo tiempo.
Cada mensaje de WhatsApp respondido, cada horario libre ofrecido
Empieza tu prueba gratis de 7 días, conecta tu WhatsApp y agrega servicios y horarios. NextReply responde y agenda a cualquier hora.