Cómo funciona
Conecta, configura y deja que agende por ti
Conectas tu número sin dejar la app, cargas servicios y horarios, y la IA empieza a contestar y agendar. Sin flujos, sin código y sin cambiar de número.
Funcionando en tres pasos
Conecta tu número
Conecta tu número de WhatsApp Business. Instagram, Messenger y Telegram, próximamente.
Enséñale tu negocio
Agrega servicios, precios, horario y preguntas frecuentes, y elige cómo suena la recepcionista.
Responde y agenda
Tus clientes reciben respuesta en segundos, la cita entra a Google Calendar y te llega un aviso por cada una.
Video de la guía de configuración · 2 min
Mira cómo NextReply empieza a funcionar en WhatsApp en 2 minutos
Un recorrido corto por la app real, desde que creas tu cuenta hasta que la IA les contesta a tus clientes en WhatsApp. Puedes seguirlo paso a paso durante la prueba gratis de 7 días.
Qué muestra el video
- Crea tu cuenta en app.nextreply.io
- Conecta tu número de WhatsApp a través de Meta
- Configura la recepcionista con IA: nombre, tono, idioma, horario y paso a una persona de tu equipo
- Agrega tus servicios
- Agrega información y preguntas frecuentes
- Elige un plan ($29, $59 o $99 al mes) y empieza la prueba gratis de 7 días, con pago a través de Stripe
- Listo, ya está funcionando: la IA contesta 24/7 y agenda las citas en tu calendario
Video en inglés
Cómo funciona un bot de WhatsApp que agenda por ti
Si alguna vez te preguntaste cómo funciona un bot de WhatsApp de los que agendan citas, aquí está la versión sin tecnicismos. NextReply se conecta a tu número de WhatsApp Business, lee cada mensaje que llega, entiende qué quiere el cliente y contesta con la información de tu negocio. Cuando el cliente quiere una cita, revisa tu calendario, ofrece horarios libres y la registra. Tú no dibujas flujos ni programas nada.
El proceso tiene tres pasos: conectar, configurar y dejar que agende. Abajo los explicamos uno por uno, con lo que necesitas tener a la mano y los errores que más vemos al empezar.
- Mensaje del cliente: «¿Tienen lugar mañana en la tarde?»
- Recepcionista con IA: Entiende servicio, día y hora
- Consulta tu agenda: Solo ofrece horarios libres
- Confirma en el chat: Nombre, servicio y hora
- Cita agendada: En Google Calendar, con aviso al dueño
Paso 1: conecta tu WhatsApp Business sin perder la app
Necesitas tres cosas: tu número en la app de WhatsApp Business, acceso a la cuenta de Facebook o al portafolio comercial de tu negocio y tu celular a la mano.
- Creas tu cuenta en NextReply.
- Eliges conectar WhatsApp y sigues el registro oficial de Meta.
- Confirmas desde la app de tu celular.
Gracias a la coexistencia, sigues usando la app con el mismo número. Esto es lo que más diferencia a NextReply de los CRM con columnas y tableros: no tienes que mudar a tu equipo a otra herramienta para empezar.
- App WhatsApp Business: Sigue chateando desde el celular
- El mismo número: No hay que borrar nada
- IA de NextReply: Responde desde la plataforma
Paso 2: configura servicios, horarios y respuestas
Aquí es donde pasas la mayor parte del tiempo, y vale la pena hacerlo bien. Para automatizar WhatsApp Business con buenos resultados, carga:
- Servicios: “Corte de dama, 60 min, desde $350”, “Limpieza dental, 45 min, $700”, “Afinación mayor, 3 horas, cotizar según modelo”.
- Horarios: días y horas de atención, días festivos, hora de comida.
- Equipo: quién hace qué servicio y cuándo.
- Preguntas frecuentes: dirección, estacionamiento, formas de pago, política de cancelación, si hay que llegar antes.
- Personalidad: trato de tú o de usted, emojis sí o no, nombre del asistente.
- Reglas de transferencia: cuándo debe pasar el chat a una persona.
Luego conectas Google Calendar. En la página de integración con Google Calendar explicamos qué calendario elegir si tienes varios profesionistas.
Paso 3: la IA contesta, agenda y te avisa
Desde ese momento, cada mensaje recibe respuesta en segundos. Un ejemplo real de cómo se ve:
Cliente: “Buenas, ¿cuánto la valoración de ortodoncia y tienen el sábado?”
IA: “¡Hola! La valoración de ortodoncia no tiene costo y dura 30 minutos. El sábado tengo 10:00 y 11:30 con la Dra. Pérez. ¿Cuál te acomoda?”
Cliente: “11:30”
IA: “Listo, quedó tu cita el sábado a las 11:30. ¿Me compartes tu nombre completo?”
Cuando la cita se confirma, aparece en tu calendario y recibes una notificación. Si el cliente escribe fuera de horario, pasa lo mismo: esa es la base de la atención fuera de horario.
Qué pasa cuando hace falta una persona
La IA no intenta resolver lo que no le toca. Pasa el chat a tu equipo cuando el cliente se queja, pide hablar con alguien, menciona una urgencia o pregunta algo que no está en tu información. Tú recibes un aviso y contestas desde la app o el panel. Mientras, el cliente sabe que alguien le va a responder. Cuando tú intervienes o transfieres un chat, la IA deja de contestar en esa conversación hasta que tú decidas reactivarla, así el cliente nunca recibe dos respuestas encontradas.
- Petición poco habitual: Queja, devolución o caso especial
- Recepcionista con IA: Sabe cuándo parar
- Responde con tus preguntas frecuentes: Servicios, horarios y precios / Pasa la conversación: Tu equipo recibe un aviso
- Tu equipo responde: El mismo chat, con todo el historial
Conectar Instagram y Messenger a la IA, y también Telegram (próximamente)
Hoy NextReply funciona en WhatsApp, y los tres pasos de esta página son todo lo que necesitas para empezar. Instagram, Messenger y Telegram llegan pronto. Cuando se lancen, la idea es que la conexión sea sencilla: para Instagram y Messenger iniciarás sesión con la cuenta de Meta que administra tu página o perfil profesional, y para Telegram conectarás el bot de tu negocio. La información de servicios y horarios será la misma, así que no repetirás la configuración.
Cada canal tendrá sus reglas: Instagram y Messenger solo permiten responder libremente dentro de 24 horas desde el último mensaje del cliente, y en Telegram el cliente siempre empieza la conversación. Para prepararte, deja tu cuenta de Instagram como profesional y vinculada a tu página de Facebook. Más detalles en canales; si quieres el aviso del lanzamiento, escribe a hello@nextreply.io.
- WhatsApp: Disponible / Instagram: Próximamente / Messenger: Próximamente / Telegram: Próximamente
- Agente de IA NextReply: Disponible en WhatsApp
- Google Calendar: Sin citas duplicadas / CRM por webhook: Plan Business / Tu equipo: Toma el relevo cuando hace falta
Errores comunes al empezar (y cómo evitarlos)
- Precios vagos: si escribes “precios variables”, la IA no puede contestar “¿cuánto cuesta?”. Pon al menos un rango: “desde $450”.
- Duraciones irreales: si un tinte dura tres horas y lo cargas como una, tu agenda se va a encimar.
- Calendario equivocado: conecta el calendario donde de verdad están tus citas, no uno personal vacío.
- Sin reglas de transferencia: define al menos “queja” y “hablar con alguien”.
- No probar: aprovecha los 7 días de prueba gratis; antes de abrirlo a clientes, pide una cita tú mismo desde otro celular y manda un audio de WhatsApp.
Los tres pasos en distintos giros
El proceso es el mismo para cualquier negocio, pero lo que cargas en el paso 2 cambia mucho según tu giro. Tres ejemplos:
- Consultorio médico en la zona de Médica Sur, en Tlalpan: carga cada médico con sus días de consulta, la duración de primera vez y de seguimiento, y una regla clara: cualquier mención de síntomas fuertes pasa el chat a la asistente. La IA agenda, no orienta clínicamente.
- Taller mecánico en Monterrey: carga servicios con duración aproximada (cambio de aceite, afinación, frenos) y pide marca, modelo y año antes de agendar. Si el cliente manda un audio describiendo un ruido, la IA lo registra en la nota de la cita para que el mecánico llegue preparado.
- Restaurante en la Roma Norte: en lugar de servicios, carga tipos de reservación (mesa estándar, terraza, grupo), tamaño máximo por reservación y horarios de cocina. Los grupos de más de diez personas pasan al gerente.
Encontrarás más ejemplos por tipo de negocio en sectores.
Lo que conviene tener listo antes de empezar
Para que el primer día salga bien, junta esta información antes de crear tu cuenta. Te ahorra idas y vueltas:
- Lista de servicios con duración real y precio o rango de precio.
- Horario de cada persona del equipo, incluyendo descansos y días festivos que ya sabes que vas a cerrar.
- Las diez preguntas que más te hacen por WhatsApp. Revisa tus chats de la última semana: ahí están.
- Tu política de cancelación y de retardos, escrita en dos o tres líneas.
- El enlace a tu aviso de privacidad y, si tienes, a tu ubicación en Google Maps.
- El correo de la cuenta de Google donde vive tu calendario.
Qué revisar en tu primera semana
Los primeros días son para afinar. Te sugerimos revisar cada tarde las conversaciones del día y fijarte en tres cosas: preguntas que la IA no supo contestar (agrégalas a tu base de conocimiento), chats que se transfirieron sin necesidad (ajusta las reglas) y citas que quedaron con duración equivocada (corrige el servicio). Después de una semana, la mayoría de los negocios ya no necesita revisar a diario; basta con una mirada rápida a las notificaciones de citas nuevas.
Lo que pagas y a quién
Pagas a NextReply un plan mensual según cuántas citas agendas al mes: Starter US$29, Pro US$59 o Business US$99, en dólares estadounidenses, con 7 días de prueba gratis. Al pagar, tu tarjeta o tu banco puede mostrarte un estimado en pesos. Por separado, Meta cobra ciertos mensajes de WhatsApp según su tabla de precios oficial; las respuestas dentro de la ventana de atención de 24 horas son gratis. Revisa los planes en precios.
Tus obligaciones con los datos
Al automatizar la atención sigues siendo responsable de los datos de tus clientes bajo la LFPDPPP. Pon tu aviso de privacidad en el mensaje de bienvenida o en tu perfil, pide solo lo necesario para la cita y define quién de tu equipo tiene acceso al panel.
Siguientes pasos
Si ya tienes claro el proceso, empieza tu prueba gratis de 7 días y conecta tu número. Si prefieres ver primero el detalle de cada capacidad, entra a funciones, mira ejemplos por giro en sectores o lee guías en el blog. ¿Dudas específicas de tu negocio? Escríbenos a hello@nextreply.io o desde contacto o vuelve al inicio.
Preguntas frecuentes
¿Necesito saber programar?
No. Conectas tu número con el registro oficial de Meta, llenas formularios con tus servicios y horarios, y la IA empieza a trabajar. No hay flujos ni código.
¿Cuánto tarda la configuración?
Conectar el número toma minutos. Cargar bien servicios, precios y preguntas frecuentes puede tomarte una o dos horas la primera vez, según el tamaño de tu catálogo.
¿Puedo usarlo si tengo varias sucursales?
Sí, siempre que cada sucursal tenga su información de horarios y equipo clara. Si usas un número por sucursal, cada número se conecta por separado.
¿Qué pasa si el cliente cancela por WhatsApp?
El cliente lo pide en el chat y la IA pasa la solicitud a tu equipo con los datos de la cita. Cuando la cancelan, el horario queda libre para que otra persona lo tome.
¿Cómo sé qué está contestando la IA?
Ves cada conversación en la app de tu celular y en el panel. En los planes Pro y Business tienes el historial completo para revisar chats pasados.
¿Funciona igual en Colombia, Perú, Argentina o Chile?
Sí. La IA entiende “turno”, “reservar hora” o “agendar cita” y responde con el mismo vocabulario del cliente.
¿Qué hago si mis clientes escriben en otro idioma?
Nada especial. La IA detecta el idioma de cada mensaje y contesta en el mismo, con la información que cargaste en español. Es útil si atiendes turistas en la Riviera Maya, en Los Cabos o en zonas de la Ciudad de México con muchos residentes extranjeros, como Polanco o la Condesa.
¿Hay prueba gratis?
Sí. Todos los planes incluyen 7 días de prueba gratis. Y no necesitas un número nuevo: con la coexistencia conectas el mismo número que tus clientes ya conocen y sigues usando la app en tu celular mientras pruebas.
Cada mensaje de WhatsApp respondido, cada horario libre ofrecido
Empieza tu prueba gratis de 7 días, conecta tu WhatsApp y agrega servicios y horarios. NextReply responde y agenda a cualquier hora.