Cómo funciona
De mensaje a cita confirmada, en tres pasos
Conectas tu número, le explicas tu negocio a la IA y empieza a contestar y reservar. Sin flujos que montar, sin plantillas de n8n y sin cambiar de número.
Funcionando en tres pasos
Conecta tu número
Conecta tu número de WhatsApp Business. Instagram, Messenger y Telegram, próximamente.
Enséñale tu negocio
Añade servicios, precios, horario y preguntas frecuentes, y elige cómo suena la recepcionista.
Responde y reserva
Tus clientes reciben respuesta en segundos, la cita entra en Google Calendar y te llega un aviso por cada reserva.
Vídeo de la guía de configuración · 2 min
Mira cómo NextReply se pone en marcha en WhatsApp en 2 minutos
Un recorrido corto por la aplicación real, desde que creas la cuenta hasta que la IA responde a tus clientes en WhatsApp. Puedes seguirlo paso a paso durante la prueba gratis de 7 días.
Qué muestra el vídeo
- Crea tu cuenta en app.nextreply.io
- Conecta tu número de WhatsApp a través de Meta
- Configura la recepcionista con IA: nombre, tono, idioma, horario y paso a una persona del equipo
- Añade tus servicios
- Añade información y preguntas frecuentes
- Elige un plan ($29, $59 o $99 al mes) y empieza la prueba gratis de 7 días, con pago a través de Stripe
- Ya está en marcha: la IA responde 24/7 y reserva las citas en tu calendario
Vídeo en inglés
Cómo automatizar WhatsApp Business sin montar un solo flujo
Si has buscado cómo automatizar WhatsApp Business, habrás encontrado dos tipos de respuesta: las respuestas automáticas de la propia app (un mensaje de bienvenida y otro de ausencia) y tutoriales para construir un bot con n8n, Make o plantillas de pago que conectan WhatsApp con Google Calendar. Lo primero se queda corto; lo segundo exige tiempo, conocimientos técnicos y alguien que lo arregle cuando falla.
NextReply está entre los dos: una recepcionista de IA ya construida que solo necesita conocer tu negocio. El proceso tiene tres pasos y no requiere programar. Te los contamos con detalle, incluido lo que ocurre en una conversación real y lo que verás tú en el móvil.
- Mensaje del cliente: «¿Hay cita mañana por la tarde?»
- Recepcionista con IA: Entiende servicio, día y hora
- Consulta tu agenda: Solo ofrece huecos libres
- Confirma en el chat: Nombre, servicio y hora
- Cita reservada: En Google Calendar, con aviso al responsable
Paso 1: conecta tu número de WhatsApp Business
Empiezas creando tu cuenta y conectando tu número. Si ya usas la app de WhatsApp Business, no tienes que cambiar nada: con la coexistencia de WhatsApp el mismo número funciona en la app y con la IA a la vez. Sigues viendo cada chat en el móvil y puedes contestar cuando quieras.
Durante la conexión, Meta te pide vincular o crear un portfolio empresarial y confirmar desde la app. Puedes compartir el historial de chats recientes para que la IA tenga contexto de los clientes que ya te escriben.
Si prefieres usar un número nuevo exclusivo para la IA, también es posible. La mayoría de negocios, sin embargo, eligen su número de siempre porque es el que tienen guardado sus clientes.
- App WhatsApp Business: Sigue chateando desde el móvil
- El mismo número: No hay que borrar nada
- IA de NextReply: Responde desde la plataforma
Paso 2: cuéntale a la IA cómo es tu negocio
Este es el paso más importante y el que marca la calidad de las respuestas. Configuras cinco cosas:
- Servicios. Nombre, duración y precio o rango de precio de cada uno. "Corte y peinado, 45 min, 28 €" o "Primera visita de fisioterapia, 60 min, 45 €".
- Horario. Días y horas de apertura, pausas, festivos y vacaciones.
- Equipo. Quién hace qué y cuándo, si trabajáis varias personas.
- Base de conocimiento. Dirección, aparcamiento, formas de pago, política de cancelación y las preguntas que más te repiten.
- Calendario. Conectas tu cuenta de Google. NextReply usa la API de Google Calendar para consultar la disponibilidad y crear las citas, y la integración con Google Calendar explica qué permisos pide.
También eliges el tono (tú o usted, con o sin emojis) y los casos en que la IA debe pasarte la conversación.
Paso 3: la IA atiende y reserva por ti
Una vez activa, la IA contesta cada mensaje nuevo. Así es una conversación típica en una clínica de fisioterapia un martes a las 21:50:
Cliente: Hola, me he hecho daño en el hombro jugando al pádel. ¿Tenéis hueco esta semana?
IA: Hola, siento lo del hombro. Para una primera valoración tenemos el jueves a las 10:00 o a las 18:30, y el viernes a las 12:00. La sesión dura 60 minutos y cuesta 45 €. ¿Te viene bien alguna?
Cliente: El jueves a las 18:30.
IA: Perfecto. ¿Me dices tu nombre y apellido para la reserva?
Cliente: Jorge Martín.
IA: Hecho, Jorge: jueves a las 18:30, primera valoración de fisioterapia. Te esperamos en la calle del Pez, 12. Si necesitas cambiarla, escríbeme por aquí.
La cita aparece en el calendario del fisioterapeuta y tú recibes un aviso. Si Jorge hubiera escrito que tiene mucho dolor y no puede mover el brazo, la IA habría pasado la conversación a una persona del equipo en lugar de reservar sin más.
Los cambios y cancelaciones pasan por tu equipo. Si Jorge escribe el miércoles que no puede ir, la IA pasa la petición a una persona del equipo con los datos de la cita, y en cuanto se cambia o anula, la hora anterior queda libre para otro paciente. Tú ves el cambio en el aviso y en el panel, sin llamadas ni notas en un papel.
Otro ejemplo: una reserva que empieza con un audio
No todas las conversaciones son tan ordenadas. En una peluquería de barrio, un sábado por la mañana, llega un audio de 40 segundos: "Hola, guapa, soy Pilar, la de los martes. Quería ver si me podías coger a mí para mechas y a mi nieta para cortar las puntas, la semana que viene, mejor por la tarde, que por la mañana trabaja".
La IA entiende que son dos servicios para dos personas, que la clienta prefiere la tarde y que la semana es la siguiente. Busca dos huecos seguidos con la duración correcta (las mechas llevan bastante más tiempo que un corte de puntas) y responde por escrito: "Hola, Pilar. El miércoles 15 a las 16:00 podemos hacer tus mechas y a las 17:45 el corte de tu nieta, o el jueves 16 a las 16:30 y 18:15. ¿Cuál os viene mejor?". Pilar contesta "el miércoles" y las dos citas quedan en el calendario.
Para la peluquera, la diferencia es no tener que parar, escuchar el audio, mirar la agenda y escribir la respuesta con el tinte en la mano.
Errores habituales al configurar (y cómo evitarlos)
- Servicios demasiado genéricos. "Tratamiento facial" no basta si tienes cuatro con duraciones distintas. Cuanto más concreta es la lista, mejores son las reservas.
- Olvidar los tiempos entre citas. Si necesitas diez minutos para limpiar la cabina o preparar el box, inclúyelos en la duración del servicio.
- No apuntar las vacaciones. Si cierras en agosto o en Semana Santa, márcalo en el horario para que la IA no ofrezca huecos esos días.
- Reglas de traspaso vagas. Escribe de forma clara qué temas quieres llevar tú: "cualquier pregunta sobre medicación", "grupos de más de 8 personas", "presupuestos de obra".
- No revisar la primera semana. Las primeras conversaciones te dicen qué falta en la base de conocimiento. Dedica diez minutos al día a leerlas.
Qué ves tú mientras la IA trabaja
- Avisos de reserva. Una notificación por cada cita nueva.
- Panel de reservas. Lista y vista de calendario, por día y por profesional.
- Conversaciones en la app. Gracias a la coexistencia, los chats siguen en tu móvil.
- Traspasos. Las conversaciones que necesitan a una persona te llegan marcadas, con el historial.
En el plan Pro puedes revisar el historial completo y ajustar respuestas, servicios y horarios cuando quieras. Lo detallamos en funciones.
- Petición poco habitual: Queja, devolución o caso especial
- Recepcionista con IA: Sabe cuándo parar
- Responde con tus preguntas frecuentes: Servicios, horarios y precios / Pasa la conversación: Tu equipo recibe un aviso
- Tu equipo responde: El mismo chat, con todo el historial
Automatizar WhatsApp para citas sin n8n ni plantillas
Si te estás planteando automatizar WhatsApp para citas por tu cuenta, compara el esfuerzo:
| Bot casero (n8n, Make, plantillas) | NextReply | |
|---|---|---|
| Puesta en marcha | Días o semanas, con conocimientos técnicos | Minutos para conectar, media hora para configurar |
| Conversación | Flujos rígidos o prompts que hay que afinar | Conversación natural ya preparada para reservar |
| Audios y fotos | Hay que añadir servicios de transcripción | Incluido |
| Mantenimiento | Tú o un freelance cuando algo se rompe | Incluido en la suscripción |
| Coste | Herramientas, IA por consumo y horas técnicas | Cuota mensual fija |
Un flujo casero tiene sentido si disfrutas construyéndolo. Si lo que quieres es que el WhatsApp del negocio conteste y reserve, no hace falta.
Tu primera semana con la IA: los 7 días de prueba
- Día 1. Conectas, configuras los servicios principales y activas la IA solo fuera de horario.
- Días 2 y 3. Revisas las conversaciones de la noche y añades a la base de conocimiento las preguntas que no estaban.
- Día 4. Amplías el horario de la IA a las horas punta.
- Días 5 a 7. Ajustas reglas de traspaso y revisas cuántas reservas ha cerrado la IA. Al terminar la semana de prueba gratis decides con qué plan sigues.
Es la forma más tranquila de empezar, y encaja justo con los 7 días de prueba gratis que incluye cada plan. Para la atención nocturna, mira atención fuera de horario.
WhatsApp hoy; Instagram, Messenger y Telegram, próximamente
Hoy NextReply funciona en WhatsApp, en todos los planes, y todo lo que ves en esta página ocurre ahí: audios, fotos, reservas y traspasos. Instagram, Messenger y Telegram llegarán próximamente y compartirán los servicios, horarios y respuestas que configures ahora, así que el trabajo del paso 2 te servirá también para esos canales. Mientras tanto, enlaza tu WhatsApp desde Instagram y Facebook para que esas conversaciones lleguen a la IA. Lo explicamos en canales.
- WhatsApp: Disponible / Instagram: Próximamente / Messenger: Próximamente / Telegram: Próximamente
- Agente de IA NextReply: Disponible en WhatsApp
- Google Calendar: Sin citas duplicadas / CRM por webhook: Plan Business / Tu equipo: Toma el relevo cuando hace falta
Qué cuesta ponerlo en marcha
La configuración no tiene coste aparte. Empiezas con 7 días de prueba gratis y después pagas la cuota mensual de tu plan: 29, 59 o 99 dólares al mes (pueden aplicarse los impuestos locales). Meta factura por mensaje las plantillas que se envían por la API, como los recordatorios de cita y las campañas cuando lleguen, según su tabla de precios oficial. Los detalles están en precios.
¿Dudas antes de empezar? Escríbenos a hello@nextreply.io o desde contacto, repasa ejemplos por sector o lee las guías del blog. También puedes volver a la página principal.
Preguntas frecuentes
¿Necesito conocimientos técnicos para configurar NextReply?
No. Si sabes escribir tus servicios y horarios en un documento, sabes configurar la IA. No hay flujos ni código.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Conectar el número lleva unos minutos. Configurar servicios, horarios y preguntas frecuentes suele llevar entre media hora y una hora, según el tamaño del negocio.
¿Puedo activar la IA solo por la noche?
Sí. Puedes elegir que atienda solo fuera de tu horario, solo en horas punta o siempre.
¿Qué pasa con las citas que apunto yo a mano?
Si las apuntas en el mismo Google Calendar, la IA las ve y no ofrece ese hueco. Así se evitan las dobles reservas.
¿Tengo que usar Google Calendar?
Sí, las reservas se sincronizan con Google Calendar. Si hoy usas una agenda en papel, puedes empezar a usar un calendario de Google para este fin.
¿Hay prueba gratuita?
Sí. Todos los planes incluyen 7 días de prueba gratis. Te recomendamos empezar con los servicios más reservados, revisar las primeras conversaciones y ampliar cuando veas cómo responde la IA.
¿La IA puede reservar dos citas en la misma conversación?
Sí. Si un cliente pide cita para dos personas o para dos servicios, la IA busca huecos compatibles y confirma ambas reservas en el mismo chat.
¿Puedo cambiar la configuración después?
Sí. Servicios, horarios y preguntas frecuentes se pueden editar desde el panel, y los cambios se aplican a las conversaciones nuevas.
Cada mensaje de WhatsApp respondido, cada hueco libre ofrecido
Empieza tu prueba gratis de 7 días, conecta tu WhatsApp y añade servicios y horarios. NextReply responde y reserva a cualquier hora.