Clínicas dentales
Que ningún paciente se quede sin cita por no poder llamar
La IA atiende el WhatsApp de la clínica, reserva revisiones, limpiezas y primeras visitas en el gabinete correcto, y pasa a recepción cualquier mensaje de dolor o urgencia.
Un chatbot de WhatsApp para clínica dental con criterio
La recepción de una clínica dental atiende a la vez el teléfono, a los pacientes que llegan, los cobros, las llamadas al laboratorio y el WhatsApp. Lo último suele ser lo que se queda atrás. Un chatbot de WhatsApp para clínica dental como NextReply contesta esos mensajes al momento, reserva lo que se puede reservar sin intervención humana y avisa a recepción de lo que no puede esperar.
Ese criterio es la clave. Una revisión semestral o una higiene la puede reservar la IA. Un paciente con la cara hinchada o un niño que se ha roto un diente necesita a una persona ya. NextReply distingue las dos situaciones con las reglas que tú configuras.
- WhatsAppDisponible
- InstagramPróximamente
- MessengerPróximamente
- TelegramPróximamente
Vídeo de la guía de configuración · 2 min
Mira toda la configuración en 2 minutos
Dos minutos en la aplicación real: conecta WhatsApp, configura la recepcionista, empieza la prueba gratis y ponla en marcha.
Qué muestra el vídeo
- Conecta tu número de WhatsApp a través de Meta
- Configura la recepcionista con IA: nombre, tono, idioma, horario y paso a una persona del equipo
- Elige un plan ($29, $59 o $99 al mes) y empieza la prueba gratis de 7 días, con pago a través de Stripe
- Ya está en marcha: la IA responde 24/7 y reserva las citas en tu calendario
Vídeo en inglés
Pacientes que no pueden llamar en horario de clínica
Buena parte de los pacientes trabaja en el mismo horario que la clínica. Llamar a las 11:00 desde la oficina no siempre es posible; escribir un WhatsApp a las 22:00, sí. En zonas con mucha densidad de clínicas, como Chamberí y el barrio de Salamanca en Madrid o el Eixample en Barcelona, el paciente que no recibe respuesta escribe a la siguiente clínica de su lista.
Con NextReply, las citas con el dentista por WhatsApp se gestionan a cualquier hora. El paciente pregunta, la IA ofrece huecos reales del gabinete y confirma. A primera hora, recepción encuentra las nuevas citas en el calendario en lugar de una lista de mensajes por contestar.
Qué citas reserva la IA y cómo
Configuras tus tipos de cita con su duración, el profesional y el gabinete:
- Primera visita con exploración y, si la ofreces, radiografía.
- Revisión e higiene dental, las más frecuentes.
- Controles de ortodoncia, con el ortodoncista que lleva el caso.
- Consultas informativas de implantes, estética dental u ortodoncia invisible.
La IA pide nombre, motivo de la cita y franja preferida, consulta el Google Calendar de la clínica y propone opciones. Los tratamientos en curso (endodoncias, cirugías, colocación de implantes) suelen requerir planificación del doctor; puedes indicar que la IA no los reserve y deje la solicitud a recepción.
- Mensaje del cliente: «¿Hay cita mañana por la tarde?»
- Recepcionista con IA: Entiende servicio, día y hora
- Consulta tu agenda: Solo ofrece huecos libres
- Confirma en el chat: Nombre, servicio y hora
- Cita reservada: En Google Calendar, con aviso al responsable
Un ejemplo de conversación con un paciente
Paciente: Buenas noches, quería pedir cita para una limpieza. Hace más de un año que no voy al dentista.
IA: Buenas noches. Como hace más de un año de su última visita, le recomendamos una revisión con limpieza, que dura unos 45 minutos. Tenemos el lunes a las 9:30, el miércoles a las 18:00 o el jueves a las 19:15. ¿Le viene bien alguna?
Paciente: El miércoles. ¿Cuánto cuesta?
IA: La revisión con limpieza tiene un precio de 60 €. Si en la revisión el doctor ve algo más, le explicará el presupuesto en consulta. ¿Me indica su nombre completo para la reserva?
Tono de usted, precio claro, sin promesas clínicas y con la cita confirmada en menos de un minuto. Si el paciente hubiera mencionado que le sangran mucho las encías y tiene dolor, la IA habría pasado la conversación a recepción.
Urgencias dentales: traspaso inmediato a recepción
Este es el punto más delicado. Configuras palabras y situaciones que siempre pasan a una persona: dolor intenso, inflamación, sangrado, fiebre, traumatismo, diente roto o caído. Cuando un mensaje (o un audio) encaja, la IA no reserva una cita estándar ni da consejos clínicos. Le dice al paciente que avisa al equipo, te pasa la conversación marcada como urgente y, fuera de horario, le da la información que hayas configurado: el teléfono de urgencias de la clínica, si lo tienes, o la recomendación de acudir a un servicio de urgencias.
Así ningún caso urgente se pierde entre mensajes de "¿cuánto cuesta una limpieza?".
- Petición poco habitual: Queja, devolución o caso especial
- Recepcionista con IA: Sabe cuándo parar
- Responde con tus preguntas frecuentes: Servicios, horarios y precios / Pasa la conversación: Tu equipo recibe un aviso
- Tu equipo responde: El mismo chat, con todo el historial
Las preguntas que la IA contesta por recepción
- "¿Cuánto cuesta una limpieza?" y otros precios orientativos que publiques.
- "¿Tenéis financiación?" y en qué condiciones generales, según lo que configures.
- "¿Trabajáis con mi seguro dental?" con la lista de aseguradoras con las que trabajas.
- "¿La primera visita es gratis?" si es tu política.
- "¿Dónde puedo aparcar?" y cómo llegar.
- "¿Atendéis a niños?" y desde qué edad.
Ninguna de estas respuestas requiere criterio clínico, y entre todas ocupan buena parte del tiempo de recepción. Cualquier pregunta sobre un tratamiento concreto para un paciente concreto pasa al equipo.
Implantes, ortodoncia invisible y estética: consultas informativas
Los tratamientos de mayor importe generan muchas preguntas antes de la primera cita: cuánto cuesta un implante, cuánto dura una ortodoncia invisible, si el blanqueamiento es seguro. La IA responde con la información general que configures (rangos de precio, duración típica, qué incluye la primera consulta) y reserva una consulta informativa con el especialista. El presupuesto personalizado siempre lo hace el doctor después de explorar al paciente.
Audios y fotos de pacientes
Algunos pacientes describen el problema en un audio o mandan una foto de la boca. La IA entiende el contenido para saber si es una urgencia o una consulta rutinaria, pero no hace diagnóstico. Si la foto o el audio describen dolor, inflamación o rotura, la conversación pasa a recepción con el material adjunto, para que el doctor pueda verlo.
Menos huecos vacíos en el gabinete
Una primera visita que no se presenta deja un gabinete parado. Hoy NextReply reduce ese riesgo con lo que ya funciona: la IA confirma cada cita por escrito en el chat de WhatsApp, con día, hora y dirección de la clínica, y atiende al momento al paciente que escribe para decir que no puede venir, ofreciéndole otros huecos libres para que recepción libere el anterior. Las revisiones semestrales se podrán recordar con campañas a pacientes que han dado su permiso, una función que llegará próximamente.
Los recordatorios de cita por WhatsApp el día antes llegarán próximamente; la función está lista y espera la aprobación de plantillas por parte de Meta.
- Cita reservada: Guardada en el calendario
- Recordatorio (próximamente): Pendiente de aprobación de Meta
- El cliente confirma / Pide cambiar la cita
- Agenda siempre al día: Los huecos liberados vuelven a estar libres
Citas por Instagram para la clínica dental (próximamente)
Muchas clínicas publican en Instagram casos de estética dental, blanqueamientos u ortodoncia invisible, y los mensajes directos se llenan de preguntas de precio. El canal de Instagram de NextReply llegará próximamente para atender esas citas por Instagram de tu clínica dental: responderá lo general, ofrecerá una consulta informativa y la reservará en el mismo calendario. Mientras, un enlace a tu WhatsApp en la biografía lleva esas preguntas a la IA, que ya contesta y reserva. Recuerda que Instagram solo permite responder en las 24 horas siguientes al último mensaje del paciente. Más en automatizar Instagram y canales.
- WhatsApp: Disponible / Instagram: Próximamente / Messenger: Próximamente / Telegram: Próximamente
- Agente de IA NextReply: Disponible en WhatsApp
- Google Calendar: Sin citas duplicadas / CRM por webhook: Plan Business / Tu equipo: Toma el relevo cuando hace falta
Datos de salud y RGPD en una clínica dental
La información sobre la salud bucodental de un paciente es un dato de categoría especial según el RGPD. Algunas recomendaciones prácticas:
- Configura la IA para pedir solo lo necesario para reservar: nombre, teléfono, tipo de cita y franja.
- No le pidas que recoja historiales, medicación o alergias por WhatsApp; eso se hace en la clínica.
- Informa en tu política de privacidad de que usas un asistente automatizado en WhatsApp.
- Revisa con tu asesor de protección de datos si necesitas actualizar tu registro de actividades de tratamiento.
La Agencia Española de Protección de Datos tiene guías específicas para el sector sanitario.
La clínica sigue contestando cuando cierra
Con la atención fuera de horario, el paciente que escribe un domingo por la tarde para pedir una revisión recibe respuesta y cita. El que escribe por un dolor recibe la información de urgencias que hayas configurado y la clínica lo ve marcado a primera hora.
La IA no sustituye a tu recepción, la descarga
El paciente que llega con ansiedad, el que tiene que entender un presupuesto de implantes o el que necesita una explicación sobre su tratamiento seguirá hablando con tu equipo. Lo que desaparece es la parte repetitiva: reservar, cambiar citas, contestar precios y horarios. Tu recepción dedica ese tiempo a los pacientes que tiene delante.
Qué plan necesita una clínica dental
Una clínica con uno o dos gabinetes suele encajar en Starter (hasta 500 reservas al mes). Con tres o más gabinetes, higienistas y ortodoncista, el plan Pro (hasta 1.500 reservas, historial completo y edición libre de servicios) es lo habitual. Si trabajas con un software de gestión clínica que acepta webhooks, el plan Business envía cada cita a tu sistema. Starter cuesta 29 dólares al mes, Pro 59 y Business 99, y todos se pueden probar 7 días gratis. Compara en precios, repasa las funciones, mira cómo se configura o vuelve a sectores y a la página principal.
Preguntas frecuentes
¿La IA puede dar diagnósticos o consejos dentales?
No. Responde preguntas generales como precios, horarios o financiación y reserva citas. Cualquier pregunta clínica pasa a una persona del equipo.
¿Cómo identifica una urgencia?
Configuras las situaciones que cuentan como urgencia, como dolor intenso, inflamación, sangrado o un diente roto. Si el mensaje o el audio encaja, la IA pasa la conversación a recepción marcada como urgente.
¿Puede reservar con un doctor concreto?
Sí. Asignas cada tipo de cita a los profesionales y gabinetes que la hacen y la IA reserva en la agenda correcta.
¿Se integra con mi software de gestión clínica?
Las reservas se sincronizan con Google Calendar. En el plan Business, cada cita se puede enviar por webhook a tu CRM o software si acepta esa conexión.
¿Es compatible con el RGPD?
Puedes usarlo cumpliendo el RGPD si limitas los datos a lo necesario para reservar, informas a los pacientes y derivas los temas de salud a tu equipo. La clínica sigue siendo responsable del tratamiento.
¿Funciona para pacientes que escriben en otros idiomas?
Sí. La IA contesta en el idioma del paciente, algo útil en zonas con muchos residentes extranjeros o turistas.
¿Puede recordar las revisiones semestrales?
Pronto: las campañas con permiso a pacientes que han aceptado recibir mensajes llegarán próximamente, y Meta cobrará cada mensaje de plantilla según su tabla oficial. Los recordatorios automáticos de cada cita llegarán próximamente.
¿Hay prueba gratuita?
Sí. Todos los planes incluyen 7 días de prueba gratis, suficiente para ver cómo la IA reserva revisiones y limpiezas y cómo deriva las urgencias a recepción.
Cada mensaje de WhatsApp respondido, cada hueco libre ofrecido
Empieza tu prueba gratis de 7 días, conecta tu WhatsApp y añade servicios y horarios. NextReply responde y reserva a cualquier hora.