Academias y clases particulares
Matrículas y clases de prueba sin perder un mensaje
La IA explica grupos, niveles, horarios y precios, reserva la clase de prueba o la prueba de nivel y avisa al profesor. Septiembre deja de ser una avalancha de mensajes.
Un chatbot de WhatsApp para academia que no pierde una matrícula
Las academias reciben la mayoría de sus consultas cuando están dando clase o cuando ya han cerrado. Los padres escriben por la noche, después de cenar, y los alumnos adultos al salir del trabajo. "¿Tenéis grupo de inglés B1 para adultos los martes y jueves?", "¿Cuánto cuesta el refuerzo de matemáticas de 4.º de la ESO?", "¿Cuándo empieza el grupo de oposiciones de auxiliar administrativo?". Un chatbot de WhatsApp para academia como NextReply contesta a cada una de esas preguntas con tu información y lleva la conversación hacia el siguiente paso: una clase de prueba, una prueba de nivel o una entrevista.
Funciona para academias de idiomas, centros de preparación de oposiciones, academias de refuerzo escolar y universitario, escuelas de música y profesores particulares que trabajan por su cuenta.
- WhatsAppDisponible
- InstagramPróximamente
- MessengerPróximamente
- TelegramPróximamente
Vídeo de la guía de configuración · 2 min
Mira toda la configuración en 2 minutos
Dos minutos en la aplicación real: conecta WhatsApp, configura la recepcionista, empieza la prueba gratis y ponla en marcha.
Qué muestra el vídeo
- Conecta tu número de WhatsApp a través de Meta
- Configura la recepcionista con IA: nombre, tono, idioma, horario y paso a una persona del equipo
- Elige un plan ($29, $59 o $99 al mes) y empieza la prueba gratis de 7 días, con pago a través de Stripe
- Ya está en marcha: la IA responde 24/7 y reserva las citas en tu calendario
Vídeo en inglés
Matrículas y clases de prueba sin perder mensajes
Una academia vive de los picos de matrícula: septiembre, enero y, en las de oposiciones, cada vez que se publica una convocatoria. En esas semanas el WhatsApp recibe decenas de mensajes al día y el equipo, que también da clase, no puede contestar a tiempo. Las familias que no reciben respuesta preguntan en otra academia del barrio.
Hay además una particularidad: en una academia, quien pregunta y quien estudia no siempre es la misma persona. La madre escribe, pero el alumno es su hijo; la empresa pregunta, pero el curso es para tres empleados. La IA tiene en cuenta esa diferencia al recoger los datos y al reservar, para que el profesor sepa quién va a venir y qué necesita.
La IA atiende a cada familia o alumno al momento: explica grupos, horarios, precios y método, y reserva la clase de prueba o la prueba de nivel en un hueco concreto. El profesor recibe la cita en su Google Calendar con el resumen: curso, nivel aproximado y objetivos.
- Mensaje del cliente: «¿Hay cita mañana por la tarde?»
- Recepcionista con IA: Entiende servicio, día y hora
- Consulta tu agenda: Solo ofrece huecos libres
- Confirma en el chat: Nombre, servicio y hora
- Cita reservada: En Google Calendar, con aviso al responsable
Academias de idiomas: niveles, exámenes y grupos
En una academia de idiomas la pregunta clave es el nivel. La IA pregunta qué nivel cree tener el alumno, si necesita preparar un examen oficial (B1, B2, C1) y para cuándo, y en qué franja horaria puede venir. Con esa información propone el grupo que encaja o reserva una prueba de nivel. Si el alumno escribe en inglés, francés o alemán, la IA le contesta en su idioma, algo útil para las academias que enseñan español a extranjeros.
- مرحبا، عندكم موعد؟ / Olá, tem horário? / Hola, ¿hay cita? / Hi, any slots?
- Detecta el idioma: Por texto o nota de voz en WhatsApp
- Responde en ese idioma: Lo configuras una vez
Academias de oposiciones: convocatorias y temarios
Los opositores preguntan mucho y con detalle: qué temario se usa, cuántas horas de clase semanales hay, si hay simulacros, si se puede estudiar online, cuándo empieza el próximo grupo. La IA responde con la información que configures para cada oposición y reserva una entrevista informativa o una clase de prueba. Cuando se publica una convocatoria y el volumen de consultas se dispara, la diferencia entre contestar en minutos o en días es enorme.
Las preguntas sobre requisitos legales de una convocatoria concreta o sobre plazos oficiales es mejor que las conteste una persona de tu equipo con la convocatoria delante. Configúralas como traspaso.
- Petición poco habitual: Queja, devolución o caso especial
- Recepcionista con IA: Sabe cuándo parar
- Responde con tus preguntas frecuentes: Servicios, horarios y precios / Pasa la conversación: Tu equipo recibe un aviso
- Tu equipo responde: El mismo chat, con todo el historial
Refuerzo escolar y clases particulares por WhatsApp
En refuerzo escolar quien escribe suelen ser los padres. Preguntan por la asignatura, el curso, si el grupo es reducido, si hay seguimiento con el colegio y cuánto cuesta al mes. Con las clases particulares por WhatsApp, la IA recoge curso y asignatura, explica las opciones (grupo reducido o individual, presencial u online) y reserva una primera clase con el profesor adecuado.
Para los profesores particulares que trabajan solos, la IA es una forma de no perder alumnos mientras dan clase: contesta, informa de tarifas y reserva en el hueco libre del calendario.
Escuelas de música, arte y extraescolares
Las escuelas de música, de danza, de dibujo o de robótica tienen un calendario muy marcado: inscripciones en junio y septiembre, clases semanales fijas y, en el caso de la música, clases individuales con un profesor por instrumento. La IA explica qué instrumentos o disciplinas ofreces, a partir de qué edad, si hace falta tener instrumento propio y cuánto cuesta el trimestre, y reserva una clase de prueba con el profesor correspondiente. Para las familias que buscan extraescolares en septiembre, recibir respuesta el mismo día es lo que decide entre una escuela y otra.
Qué configurar en tu academia
- Cursos y grupos, con nivel, horario, profesor y precio mensual o trimestral.
- Clase de prueba y prueba de nivel como servicios propios, con su duración.
- Calendario académico: inicio de curso, vacaciones, festivos locales.
- Preguntas frecuentes: material, matrícula, descuentos para hermanos, modalidad online.
- Traspasos: becas, quejas, alumnos con necesidades educativas especiales y requisitos de convocatorias.
Con esta base la IA puede contestar la gran mayoría de consultas de matrícula.
Bot de Telegram para academia (próximamente)
En el mundo de las oposiciones y en la universidad, Telegram es muy habitual: grupos de estudio, canales con novedades de convocatorias, apuntes compartidos. Algunos alumnos prefieren escribir a la academia por ahí. El bot de Telegram de NextReply llegará próximamente y atenderá con la misma información de cursos, horarios y precios, reservando en el mismo calendario.
Mientras tanto, la academia puede fijar en su canal de Telegram un mensaje con el enlace a su WhatsApp, donde la IA ya contesta y reserva clases de prueba. Ten en cuenta también una regla de Telegram: un bot solo puede escribir a usuarios que han iniciado la conversación con él. Lo explicamos en bot de Telegram y en canales.
- WhatsApp: Disponible / Instagram: Próximamente / Messenger: Próximamente / Telegram: Próximamente
- Agente de IA NextReply: Disponible en WhatsApp
- Google Calendar: Sin citas duplicadas / CRM por webhook: Plan Business / Tu equipo: Toma el relevo cuando hace falta
Alumnos menores de edad y protección de datos
Si tus alumnos son menores, los datos personales requieren más cuidado. En España, la LOPDGDD fija en 14 años la edad a partir de la cual un menor puede consentir el tratamiento de sus datos; por debajo de esa edad, el consentimiento lo dan sus padres o tutores. En la práctica, para una academia de refuerzo:
- Configura la IA para dirigirse a padres y tutores cuando se trate de alumnos pequeños.
- Pide solo los datos necesarios para la clase de prueba: nombre del alumno, curso y contacto del adulto.
- Envía campañas solo a contactos adultos que hayan dado su permiso.
- Revisa tu política de privacidad para incluir el uso de un asistente automatizado.
La AEPD tiene guías específicas para centros educativos.
Confirmación de la clase de prueba
La clase de prueba es el momento decisivo de la matrícula, y una familia que se olvida de venir es una matrícula perdida. Hoy la IA confirma la clase de prueba en el chat con la hora, la dirección y qué traer, y si la familia escribe para cambiarla, responde al momento y pasa la petición a la academia con los datos de la clase.
Los recordatorios por WhatsApp automáticos del día antes llegarán próximamente, cuando Meta apruebe las plantillas necesarias.
- Cita reservada: Guardada en el calendario
- Recordatorio (próximamente): Pendiente de aprobación de Meta
- El cliente confirma / Pide cambiar la cita
- Agenda siempre al día: Los huecos liberados vuelven a estar libres
Consultas de familias a las 22:00
Con la atención fuera de horario, la madre que pregunta por clases de inglés para su hijo a las 22:00 recibe respuesta, precios y una clase de prueba reservada para el jueves. Por la mañana, la academia encuentra la cita en el calendario.
Un ejemplo de conversación con una familia
Madre: Hola, mi hija está en 2.º de bachillerato y va mal en matemáticas. ¿Tenéis clases de refuerzo?
IA: Hola. Sí, tenemos grupos reducidos de matemáticas de bachillerato, de máximo cinco alumnos, los lunes y miércoles de 18:00 a 19:30, por 120 € al mes. También hay clases individuales. ¿Queréis venir a una clase de prueba gratuita este miércoles?
Madre: Sí, el miércoles.
IA: Perfecto. ¿Me dices el nombre de tu hija? Que traiga los últimos exámenes si los tiene; al profesor le ayuda a ver por dónde empezar.
Qué plan necesita una academia
Los tres planes cuestan 29, 59 y 99 dólares al mes (Starter, Pro y Business), el mismo precio en todos los países, y cualquiera se puede probar 7 días gratis antes de seguir.
Una academia pequeña o un profesor particular encaja en Starter (hasta 500 reservas al mes). Si gestionas también la reserva de clases sueltas o tienes varias sedes, Pro (1.500 reservas, historial completo y edición libre de servicios) o Business (sin límite y con envío de cada reserva a tu CRM o a Google Sheets) son más adecuados. Compara en precios, repasa las funciones y cómo funciona, o vuelve a sectores y a la página principal.
Preguntas frecuentes
¿La IA puede recomendar un grupo según el nivel del alumno?
Sí, con las reglas que configures: por ejemplo, qué grupo corresponde a cada nivel o curso. Si hay dudas, reserva una prueba de nivel.
¿Funciona para academias de oposiciones?
Sí. Contesta sobre grupos, temarios, horarios y modalidades, y reserva entrevistas o clases de prueba. Las preguntas sobre requisitos oficiales de una convocatoria pasan a tu equipo.
¿Puedo usarla si soy profesor particular? ¿Hay prueba gratuita?
Sí. Contesta mientras das clase y reserva en tu calendario, con tus tarifas y tus huecos libres. Todos los planes incluyen 7 días de prueba gratis.
¿Puede atender por Telegram?
Todavía no: el bot de Telegram llegará próximamente. Hoy NextReply funciona en WhatsApp. Cuando se active, el bot solo podrá escribir a quien haya iniciado la conversación con él.
¿Cómo trata los datos de alumnos menores?
Configúrala para dirigirse a los padres o tutores y pedir solo lo necesario. Por debajo de 14 años, el consentimiento lo dan los padres según la LOPDGDD.
¿Contesta en otros idiomas?
Sí, en el idioma de quien escribe, algo útil en academias de español para extranjeros.
¿Puede cobrar la matrícula?
No. Informa de precios y condiciones y reserva; el cobro sigue en tu sistema habitual.
¿Qué pasa si quieren hablar con el director o un profesor?
La IA pasa la conversación a la persona que configures, con el historial completo, para que no haya que repetir nada.
Cada mensaje de WhatsApp respondido, cada hueco libre ofrecido
Empieza tu prueba gratis de 7 días, conecta tu WhatsApp y añade servicios y horarios. NextReply responde y reserva a cualquier hora.