Academias e estúdios
Planos, turmas e aulas experimentais numa conversa só
A IA responde planos e horários, agenda aulas experimentais e lota as turmas, enquanto a equipe cuida de quem está treinando.
Automação de WhatsApp para academia: interessados e alunos na mesma conversa
O WhatsApp de uma academia recebe dois tipos de mensagem o dia inteiro. De um lado, interessados: "quanto é o plano mensal?", "tem aula experimental?", "abre domingo?". Do outro, alunos: "tem vaga no funcional das 7h amanhã?", "o pilates de quinta vai ter?". A recepção, que também precisa receber quem chega, vender plano e resolver a catraca, não dá conta de responder rápido.
A automação de WhatsApp para academia do NextReply coloca uma atendente de IA nesse número. Ela responde sobre planos, horários e modalidades com as informações que você cadastrou, agenda aulas experimentais no Google Agenda e informa a grade de turmas. Cancelamento de contrato, cobrança e reclamações vão para a equipe.
Vídeo do guia de configuração · 2 min
Veja a configuração completa em 2 minutos
Dois minutos no app de verdade: conecte o WhatsApp, configure a recepcionista, comece o teste grátis e entre no ar.
O que o vídeo mostra
- Conecte seu número de WhatsApp pela Meta
- Configure a recepcionista com IA: nome, tom, idioma, horário de atendimento e passagem para uma pessoa da equipe
- Escolha um plano ($29, $59 ou $99 por mês) e comece o teste grátis de 7 dias, com pagamento pela Stripe
- Pronto, está no ar: a IA responde 24 horas e agenda direto na sua agenda
Vídeo em inglês
Aula experimental: o primeiro passo da matrícula
Em academias, estúdios de pilates e boxes de crossfit, a aula experimental é a principal ferramenta de venda. O interessado quer sentir o ambiente, conhecer o professor, ver se aguenta o treino. Quanto mais fácil marcar essa aula, mais gente aparece.
A IA conduz a conversa até a aula experimental: responde a dúvida inicial, explica como funciona a experiência (gratuita ou paga, o que levar, quanto tempo antes chegar) e oferece os horários com vaga. "A aula experimental de cross é gratuita. Tem amanhã às 7h, às 12h ou às 19h. Qual fica melhor?" Confirmado o horário, a aula entra no Google Agenda e a equipe recebe o aviso. Veja o fluxo em agendamento pelo WhatsApp.
- Mensagem do cliente: “Tem horário amanhã à tarde?”
- Recepcionista com IA: Entende serviço, dia e hora
- Consulta sua agenda: Oferece só horários livres
- Confirma na conversa: Nome, serviço e horário
- Agendado: No Google Agenda, dono avisado
Planos, valores e modalidades sem fila de resposta
As perguntas sobre planos são as mais repetidas em academia. A IA responde com o que você cadastrou:
- Valores dos planos mensal, trimestral, semestral e anual.
- O que cada plano inclui: musculação, aulas coletivas, piscina, avaliação física.
- Taxa de matrícula, promoções vigentes e formas de pagamento.
- Horário de funcionamento por dia da semana, inclusive feriados.
- Estacionamento, vestiário, armário, se pode levar toalha.
Se você usa uma promoção de começo de ano ou de volta às aulas, atualiza no painel e a próxima resposta já sai com o valor novo (nos planos Pro e Business, a edição de serviços e FAQs fica liberada a qualquer momento).
Turmas com vagas limitadas: pilates, funcional, cross
Em estúdios de pilates e turmas de funcional ou cross, cada horário tem um número limitado de alunos. Quando a grade de aulas está organizada no Google Agenda, a IA consegue informar os horários e oferecer os que ainda aceitam agendamento. Para estúdios que trabalham com aulas marcadas, o aluno escreve "quero repor a aula de terça" e a IA procura um horário livre.
Se a sua academia usa um sistema próprio para controle de presença e de check-in, ele continua funcionando. O NextReply cuida da conversa no WhatsApp; no plano Business, os agendamentos podem seguir para outros sistemas por webhook.
As perguntas das 22h
A decisão de começar a treinar costuma acontecer à noite: depois de um dia sentado, depois de ver uma foto antiga, depois de um exame de rotina. É nessa hora que a mensagem chega: "quanto é o plano?". Se ninguém responde até a manhã seguinte, a motivação diminui. A IA responde às 22h, oferece a aula experimental para o dia seguinte e aproveita o momento. Veja a resposta automática fora do horário.
Janeiro e o pós-Carnaval são os picos clássicos do setor. Nessas semanas, o volume de mensagens pode dobrar, e a IA responde a cada uma no mesmo ritmo.
Retenção: confirmação na hora, reativação e lembretes em breve
Conquistar o aluno é metade do trabalho; mantê-lo é a outra. Hoje, a aula experimental sai confirmada por escrito na conversa, com horário, endereço e o que levar, e o interessado pede a remarcação respondendo no mesmo chat, com o pedido repassado à equipe. Os lembretes automáticos da véspera estão em breve, aguardando a aprovação de modelos pela Meta. As campanhas, que chegam em breve, foram pensadas para quem não aparece há algumas semanas e para convites de eventos, aulões e desafios, sempre com consentimento. Essas mensagens usam modelos aprovados pela Meta e são cobradas por mensagem desde julho de 2025, então vale segmentar bem. Veja lembretes pelo WhatsApp.
Quando um aluno responde a uma mensagem de reativação dizendo que quer cancelar o plano, a IA não negocia: transfere para a equipe, que pode oferecer um congelamento ou uma troca de plano conforme a política da casa.
Quatro conversas típicas e como a IA conduz
O interessado indeciso. "Oi, queria saber valores." A IA apresenta os planos de forma resumida, pergunta qual modalidade interessa mais e oferece a aula experimental, em vez de despejar uma tabela inteira de uma vez.
O aluno com pressa. "Tem vaga no funcional das 7h amanhã?" A IA consulta a agenda da turma e responde com sim ou não e, se estiver cheia, oferece o horário mais próximo.
O áudio no carro. Um minuto de áudio perguntando se a academia tem natação para criança, se abre no feriado e quanto custa o plano família. A IA responde por escrito, item por item, com o que está cadastrado, e diz claramente o que a academia não oferece.
O ex-aluno. "Treinei aí ano passado, ainda tenho desconto de reativação?" Se a política de retorno está na base de conhecimento, a IA informa. Se envolve consultar cadastro e negociar, transfere para a recepção.
Em cada caso, a conversa termina com uma ação: aula marcada, informação entregue ou atendimento humano a caminho. Nenhuma fica parada esperando alguém lembrar de responder.
Avaliação física e personal trainer
Muitas academias oferecem avaliação física na matrícula e personal trainer como serviço extra. Os dois funcionam como agendamento: o aluno escolhe um horário com um profissional. Cadastrando esses serviços, a duração e os profissionais responsáveis, a IA oferece horários e confirma no Google Agenda.
Para personal trainers que atendem vários alunos e precisam organizar a própria agenda, isso evita a troca de dez mensagens para marcar uma sessão. O aluno pede, a IA mostra os horários livres do personal, e ele recebe o aviso do novo agendamento no celular.
Interessados que chegam pelo Instagram
Academias e estúdios usam o Instagram para mostrar aulas, transformações e professores. As perguntas que vêm desses posts chegam pelo Direct: "quanto é?", "tem aula pra iniciante?". O atendimento por IA no Direct está em breve. Hoje, o sticker de link nos stories e o link do WhatsApp na bio levam o interessado direto para a IA, que responde planos e marca a aula experimental. Veja o que vem em chatbot para Instagram Direct.
No Instagram, a empresa responde livremente até 24 horas depois da última mensagem do interessado. Por isso, mesmo quando o Direct chegar, a confirmação e a remarcação da aula seguem pelo WhatsApp. Messenger e Telegram também estão em breve. Mais em canais de atendimento.
- WhatsApp: Disponível / Instagram: Em breve / Messenger: Em breve / Telegram: Em breve
- Agente de IA NextReply: Disponível no WhatsApp
- Google Agenda: Sem horário duplicado / CRM por webhook: Plano Business / Sua equipe: Assume quando precisa
Da Vila Olímpia à Barra
Em São Paulo, bairros como Vila Olímpia, Itaim Bibi e Moema, e a região do Ibirapuera, concentram academias, boxes e estúdios que atendem quem trabalha até tarde e treina às 6h ou depois das 20h. No Rio, a Barra da Tijuca e a zona sul têm a mesma intensidade, com muita procura por treino funcional e ao ar livre. Esses lugares aparecem só como contexto de mercado; não indicam academias que usam o NextReply.
O que fica com a recepção e os professores
A IA cuida das perguntas repetidas e dos agendamentos. A equipe fica com o que exige uma pessoa: a venda presencial depois da aula experimental, a avaliação física, as dúvidas sobre lesão e restrição médica, o cancelamento de contrato, a cobrança. Perguntas como "tenho hérnia de disco, posso fazer musculação?" são transferidas para a equipe, porque envolvem saúde. Veja os demais recursos.
- Pedido fora do comum: Reclamação, reembolso ou caso especial
- Recepcionista com IA: Sabe quando parar
- Responde com suas dúvidas frequentes: Serviços, horários e preços / Passa a conversa: Sua equipe é avisada
- Sua equipe responde: Mesma conversa, histórico completo
Qual plano para a sua academia
Estúdios de pilates e boxes menores costumam começar no Starter (até 500 agendamentos por mês). Academias com muitas modalidades e alto volume de aulas experimentais tendem ao Pro (até 1.500). Para enviar agendamentos a um sistema próprio, o Business. Veja os preços e outros segmentos, ou volte à página inicial.
Perguntas frequentes
Quantas aulas experimentais a IA consegue marcar por dia?
Não há limite diário definido pela IA: ela marca enquanto houver horário livre na agenda. O limite que vale é o mensal do plano: até 500 agendamentos no Starter, até 1.500 no Pro e ilimitados no Business. Em janeiro, quando a procura costuma subir, vale conferir se o volume previsto cabe no plano escolhido.
A IA agenda aula experimental?
Sim. Ela explica como funciona a aula experimental, oferece os horários com vaga e confirma no Google Agenda. A equipe recebe aviso a cada agendamento.
Ela responde sobre preço de plano e promoções?
Responde com os valores e promoções que você cadastrar. Nos planos Pro e Business, você edita esses dados a qualquer momento.
Funciona para estúdio de pilates com turmas pequenas?
Funciona quando os horários das turmas estão organizados no Google Agenda. A IA oferece os horários disponíveis e marca as aulas pedidas pelos alunos.
A IA cancela matrícula?
Não. Cancelamento, congelamento e cobrança são transferidos para a equipe, que decide conforme a política da academia.
A IA responde dúvidas sobre lesões?
Não. Perguntas sobre lesões, restrições médicas e saúde vão para a equipe, porque precisam de avaliação profissional.
Substitui o sistema de catraca e check-in?
Não. O NextReply cuida da conversa e dos agendamentos no WhatsApp. No plano Business, os agendamentos podem ser enviados por webhook para outros sistemas.
Existe teste grátis?
Sim. Todos os planos têm 7 dias de teste grátis. Cadastre planos, modalidades e a grade de turmas e veja a IA marcando aulas experimentais no WhatsApp. O atendimento pelo Instagram está em breve.
Toda mensagem no WhatsApp respondida, todo horário livre oferecido
Comece seu teste grátis de 7 dias, conecte seu WhatsApp e cadastre serviços e horários. O NextReply responde e agenda a qualquer hora.