كل ما يفعله موظف الاستقبال الذكي على واتساب

هذه أول ميزة يسأل عنها أصحاب المنشآت في السعودية والإمارات، ولسبب واضح: العميل الخليجي يكتب بلهجته، ويرسل فويس نوت أكثر مما يكتب. البوت الذي يفهم الفصحى فقط سيضيع نصف الطلبات.

اللهجة كما يكتبها العميل

يفهم NextReply عبارات مثل «ابغى احجز بكرة العصر»، «وش عندكم مواعيد الويكند؟»، «متى تفتحون؟»، «كم تطلعون على التنظيف؟»، «فيه دكتورة؟». ويفهم الكلمات المختلطة مثل «ابي appointment للكلينك» أو «عندكم offer على الليزر؟». ثم يرد بعربية واضحة ومهذبة تناسب هوية منشأتك.

الرسائل الصوتية

يرسل العميل فويس نوت مدته عشرون ثانية يشرح فيه ما يريد. يستخرج البوت منه الخدمة واليوم والوقت المفضل، ثم يكمل المحادثة كتابيًا: «فهمت أنك تبغى تنظيف أسنان يوم السبت بعد العصر. المتاح 4:30 أو 5:15، أيهما يناسبك؟».

لغة العميل تلقائيًا

في الإمارات تحديدًا يخدم المشغل الواحد عملاء بالعربية والإنجليزية والهندية والأوردية والتاغالوغية والروسية. البوت يرد بلغة العميل دون أن تضبط شيئًا، ويبقى الحجز في التقويم بالصيغة نفسها.

الهدف من كل محادثة هو موعد مؤكد. يجمع البوت أربعة أشياء: اسم العميل، الخدمة، التاريخ، والوقت. إذا نقص شيء سأل عنه، وإذا كان الوقت المطلوب محجوزًا عرض أقرب بديلين. بعد التأكيد يصل للعميل ملخص الحجز في المحادثة، ويصلك إشعار فوري. التفاصيل في صفحة حجز المواعيد عبر واتساب.

يقرأ NextReply تقويم جوجل قبل أن يعرض أي وقت، ويكتب الموعد فيه مباشرة بعد التأكيد. هذا يمنع الحجز المزدوج حتى لو كان فريقك يضيف مواعيد يدويًا من الهاتف أو الكاونتر في الوقت نفسه. ولأن التقويم هو تقويمك أنت، تراه على جوالك وجهاز العيادة ويشاركه أعضاء الفريق كما اعتادوا. اقرأ كيف يتم الربط في صفحة الربط مع تقويم جوجل.

شخصية مخصصة

تحدد أسلوب الرد: رسمي لعيادة تجميل في جدة، أو ودود لنادٍ رياضي في دبي. تختار طول الردود، وطريقة التحية، وهل يستخدم البوت الرموز التعبيرية أم لا.

ساعات العمل

تضبط دوام كل يوم، بما في ذلك الاستراحة وقت الصلاة وجدول رمضان والإجازات الرسمية. البوت لا يعرض وقتًا خارج الدوام، ويخبر العميل بالمواعيد الخاصة إن سأل.

التحويل التلقائي للموظف

تحدد الحالات التي يتوقف فيها البوت ويسلّم المحادثة لفريقك: شكوى، حالة عاجلة، طلب خصم خاص، أو أي سؤال لا يجد جوابه. يصل التنبيه لموظفك، ويرى المحادثة كاملة، فيكمل دون أن يكرر العميل كلامه.

الحجز نصف المهمة، والحضور هو النصف الآخر. لذلك ينتهي كل حجز اليوم بتأكيد واضح داخل محادثة واتساب: الخدمة واليوم والوقت واسم الأخصائي، ويصلك إشعار فوري، ويظهر الموعد في التقويم. وفوق ذلك بنينا أدوات تواصل لاحقة مع العملاء الذين وافقوا على استقبال الرسائل، وكلها قادمة قريبًا لأنها تنتظر اعتماد قوالبها من ميتا:

• تذكيرات المواعيد (قادمة قريبًا): تذكير قبل الموعد مع إمكانية التأكيد أو طلب تغيير الموعد في المحادثة نفسها. الميزة جاهزة من جهتنا، لكنها لم تُفعّل بعد لأننا ننتظر اعتماد قوالبها من ميتا. اقرأ ما يعمل اليوم في صفحة تقليل الغياب عن المواعيد.
• إعادة التنشيط (قادمة قريبًا): رسالة لعميل لم يزرك منذ مدة.
• طلب التقييم (قادم قريبًا): بعد الزيارة.
• إعلانات المناسبات (قادمة قريبًا): عروض العيد واليوم الوطني ومواسم الأعراس.

هذه الرسائل ستُرسل عبر قوالب واتساب المعتمدة من ميتا، وتُحتسب عليها رسوم ميتا حسب نوع القالب وبلد الرقم. لذلك ستُرسل لمن وافق فقط، ونترك الردود اليومية داخل نافذة خدمة العملاء.

بفضل ميزة Coexistence من ميتا لا تحتاج إلى حذف تطبيق واتساب للأعمال أو نقل عملائك إلى رقم جديد. يرد البوت ويحجز، وفريقك يرد من التطبيق متى شاء. التفاصيل في صفحة Coexistence.

كل المزايا في هذه الصفحة تعمل اليوم على واتساب، وهو القناة المفعّلة في كل الباقات. أما الرد الآلي على رسائل انستقرام المباشرة وفيسبوك ماسنجر وتيليجرام فقادم قريبًا. عند إطلاقه سيرد الذكاء الاصطناعي نفسه بالخدمات والأسعار وقاعدة المعرفة نفسها، فلا تكتب معلوماتك مرتين.

ولكل منصة قواعدها التي سنعمل ضمنها: في انستقرام وماسنجر يُسمح للنشاط بالرد خلال 24 ساعة من آخر رسالة للعميل، وتيليجرام لا يسمح للبوت ببدء محادثة مع شخص لم يراسله. وحتى الإطلاق، الطريقة الأفضل أن تضع رابط واتساب منشأتك في بايو انستقرام وصفحة فيسبوك، فيصل العميل إلى المحادثة التي يُحجز فيها موعده فعلًا. التفاصيل في صفحة القنوات.