Plantillas de recordatorio de cita por WhatsApp que funcionan
Un buen recordatorio de cita cabe en tres líneas: quién te espera, cuándo y qué hacer si no puedes venir. Parece fácil, pero la mayoría de los que llegan a nuestros móviles fallan en algo: llegan demasiado pronto o demasiado tarde, no dicen dónde, o no dejan claro cómo cambiar la hora. En esta guía tienes 12 guiones de plantilla de recordatorio de cita por WhatsApp para clínicas, centros de estética, peluquerías y gimnasios, con el momento de envío recomendado y los consejos para que Meta te los apruebe a la primera.
Las variables entre llaves dobles, como {{1}}, son los huecos que rellena tu herramienta con el nombre, la fecha o la hora de cada cliente. Es el formato que usa Meta en las plantillas de la plataforma de WhatsApp Business.
- Cita reservada: Guardada en el calendario
- Recordatorio (próximamente): Pendiente de aprobación de Meta
- El cliente confirma / Pide cambiar la cita
- Agenda siempre al día: Los huecos liberados vuelven a estar libres
Cuándo enviar cada mensaje
| Mensaje | Momento recomendado | Por qué |
|---|---|---|
| Confirmación de reserva | Al momento de reservar | El cliente comprueba que los datos son correctos |
| Recordatorio principal | 24 h antes (peluquería, estética, gimnasio) o 48 h antes (clínica, primeras visitas) | Deja margen para reasignar el hueco si cancela |
| Aviso del mismo día | 2-3 h antes, solo para citas largas o de primera vez | Reduce retrasos y olvidos de última hora |
| Cambio o cancelación | En cuanto ocurre | Evita confusiones sobre la hora vigente |
Evita mandar recordatorios de madrugada o a la hora de comer. Entre las 10:00 y las 13:00 o entre las 17:00 y las 20:00 suelen leerse mejor, aunque lo ideal es probar con tus propios clientes.
Mensaje de confirmación de cita: los tres primeros guiones
El mensaje de confirmación de cita se envía justo al reservar. Si el cliente acaba de escribirte, la conversación está abierta y puedes enviarlo como respuesta normal.
1. Confirmación general
¡Hecho, {{1}}! Tu cita para {{2}} queda reservada el {{3}} a las {{4}} en {{5}}. Si necesitas cambiarla, responde a este mensaje y te buscamos otro hueco.
2. Confirmación de primera visita en clínica
Hola, {{1}}. Te confirmamos tu primera visita el {{2}} a las {{3}}. Estamos en {{4}}. Llega 10 minutos antes para completar tu ficha y trae tu DNI. Para cualquier cambio, escríbenos por aquí.
3. Confirmación con política de cancelación
Cita confirmada, {{1}}: {{2}} el {{3}} a las {{4}}. Si no puedes venir, avísanos con al menos 24 horas para poder ofrecer el hueco a otra persona. ¡Gracias!
Recordatorios previos a la cita
4. Recordatorio 24 horas antes (peluquería y estética)
¡Hola, {{1}}! Te recordamos tu cita de mañana, {{2}}, a las {{3}} en {{4}}. Responde «sí» para confirmar o dinos si prefieres cambiarla.
5. Recordatorio 48 horas antes (clínica)
Hola, {{1}}. Te recordamos tu cita en {{2}} el {{3}} a las {{4}}. Si no puedes acudir, respóndenos y te damos otra fecha. Así podremos atender a otro paciente en ese horario.
6. Recordatorio con preparación (fisioterapia o entrenamiento)
{{1}}, mañana a las {{2}} tienes tu sesión en {{3}}. Ven con ropa cómoda. Si necesitas cambiar la hora, contéstanos por aquí.
7. Recordatorio de tratamiento de estética
Hola, {{1}}: te esperamos el {{2}} a las {{3}} para tu {{4}}. Si te hemos dado indicaciones previas, revísalas antes de venir. ¿Confirmas tu asistencia?
8. Aviso del mismo día
¡Buenos días, {{1}}! Te esperamos hoy a las {{2}} en {{3}}. Si te surge cualquier imprevisto, escríbenos.
Cambios, cancelaciones y clases
9. Cita cambiada
Listo, {{1}}. Hemos cambiado tu cita: ahora es el {{2}} a las {{3}}. La hora anterior queda anulada.
10. Cancelación recibida
Hemos cancelado tu cita del {{1}} a las {{2}}, {{3}}. Cuando quieras volver a reservar, escríbenos por aquí.
11. Reserva de clase en gimnasio o estudio
{{1}}, tienes plaza en {{2}} el {{3}} a las {{4}}. Si no vas a poder venir, avísanos para liberar tu plaza para otra persona de la lista de espera.
12. Aviso de retraso del profesional
Hola, {{1}}. Llevamos unos {{2}} minutos de retraso con las citas de hoy. Si te viene mejor, puedes venir a las {{3}}. Disculpa las molestias.
Adapta el tono a tu negocio
El mismo recordatorio puede sonar a recepción de hospital o a mensaje de una amiga. Ninguno es mejor en abstracto: depende de tu marca y de cómo hablas con tus clientes en el mostrador. Compara dos versiones del mismo aviso:
Formal: Estimado/a {{1}}, le recordamos su cita del {{2}} a las {{3}}. Si no pudiera asistir, le rogamos nos lo comunique respondiendo a este mensaje.
Cercano: ¡Hola, {{1}}! Mañana a las {{3}} te esperamos 😊 Si te surge algo, dímelo por aquí y lo cambiamos.
Las clínicas y consultas suelen ir mejor con un tono intermedio: tuteo, pero sin emojis. Peluquerías, barberías y gimnasios pueden permitirse un estilo más cercano. Lo importante es la coherencia: si en el mostrador tuteas, que el WhatsApp no trate de usted.
Recordatorios en otros idiomas
En zonas con muchos residentes extranjeros o turistas, conviene tener la plantilla también en inglés y, si procede, en catalán, valenciano, euskera o gallego. Meta permite registrar varias versiones de idioma de una misma plantilla. Si usas una IA multilingüe, la conversación posterior se adapta sola al idioma en que conteste el cliente.
Consejos para que Meta apruebe tus plantillas
Los recordatorios que inicias tú fuera de la ventana de 24 horas tienen que enviarse como plantillas aprobadas por Meta. Para que pasen la revisión a la primera:
- Elige la categoría «utilidad». Un recordatorio, una confirmación o un cambio de cita informan sobre algo que el cliente ya ha contratado.
- No mezcles promociones. Si añades «aprovecha un 20 % en tu próximo tratamiento», Meta puede reclasificar la plantilla como marketing, con otra tarifa y otras reglas.
- No empieces ni termines con una variable. «{{1}}, te recordamos…» puede rechazarse; mejor «Hola, {{1}}, te recordamos…».
- Da ejemplos de las variables al enviar la plantilla para revisión: nombre, fecha y hora de prueba.
- Sé concreto. Las plantillas vagas o con demasiadas variables seguidas se rechazan con más frecuencia.
Meta cobra por cada plantilla entregada según categoría y país desde julio de 2025; consulta la tabla oficial de precios. Las normas de uso están en las condiciones de WhatsApp Business Solution.
Datos personales: qué no poner en un recordatorio
El móvil de tu cliente puede verlo otra persona, y las vistas previas de las notificaciones aparecen en la pantalla bloqueada. Por eso:
- No incluyas el motivo médico de la cita ni el tratamiento en clínicas sanitarias. «Tu cita en la clínica» es suficiente.
- No pidas datos sensibles por respuesta al recordatorio.
- Informa al reservar de que recibirá recordatorios por WhatsApp y respeta a quien no los quiera.
La AEPD tiene guías específicas para el sector sanitario y para pymes.
Cómo automatizar estos mensajes (y qué hace NextReply hoy)
Puedes enviar estos mensajes a mano desde la app con respuestas rápidas, pero es un trabajo diario que se olvida justo los días de más lío. Con una herramienta conectada a tu agenda, el recordatorio sale solo y, si el cliente responde «¿lo pasamos al viernes?», alguien tiene que estar al otro lado para moverlo.
En NextReply, los recordatorios de cita automáticos llegarán próximamente: la función está desarrollada y espera la aprobación de plantillas por parte de Meta, precisamente el proceso que describimos más arriba. Lo que ya funciona hoy son los guiones 1 a 3 y 9 a 10 de esta guía: la IA confirma cada cita en el mismo chat de WhatsApp al reservar, la anota en tu Google Calendar y responde al momento cuando un cliente escribe para cambiar o cancelar, también con audios. Lo explicamos en nuestro caso de recordatorios de citas. Si el cliente escribe de noche, la misma IA le atiende gracias a la atención fuera de horario.
Mientras tanto, puedes preparar y registrar tus plantillas con estos guiones para tenerlas listas. Instagram, Messenger y Telegram también llegarán próximamente a NextReply; recuerda que Meta no permite recordatorios en frío en Instagram ni Messenger, así que los avisos saldrán por WhatsApp. Más en canales. Planes y la prueba gratis de 7 días en precios.
Cómo saber si tus recordatorios funcionan
Durante un mes, apunta tres cifras: citas totales, ausencias sin aviso y cancelaciones con margen. Compáralas con el mes anterior. Si las ausencias bajan pero las cancelaciones suben, tus recordatorios están haciendo su trabajo: convierten huecos perdidos en huecos que puedes volver a ofrecer. Si nada cambia, prueba a mover el momento de envío o a simplificar el texto. Tienes más guías prácticas en el blog, y si quieres ver qué más puede hacer una recepcionista de IA, revisa las funciones de NextReply o el resumen en la página principal.