Clínicas e consultórios
Utentes marcam no WhatsApp, a equipa trata da saúde
Utentes marcam consulta com o médico certo por WhatsApp, a qualquer hora. A IA trata da parte administrativa e passa à equipa qualquer questão de saúde.
Marcação de consultas por WhatsApp, sem ocupar a receção
Os utentes já pedem consultas por WhatsApp. Escrevem à noite, depois de verem que a dor nas costas não passa, ou ao domingo, quando se lembram do exame que ficou por marcar. Do outro lado, a receção da clínica tem o telefone a tocar, utentes ao balcão e faturas para emitir. A marcação de consultas por WhatsApp com a NextReply resolve essa distância: uma assistente de IA responde de imediato, encontra a vaga com o médico ou a especialidade certa, confirma a consulta no calendário e informa a equipa.
Há uma regra que vem antes de tudo: a assistente nunca dá conselhos clínicos. Trata da parte administrativa (vagas, preços, acordos, documentos) e passa à equipa qualquer conversa sobre sintomas, medicação ou resultados. Nesta página explicamos como isso funciona numa clínica portuguesa, com exemplos e as regras do RGPD para dados de saúde.
- WhatsAppDisponível
- InstagramEm breve
- MessengerEm breve
- TelegramEm breve
Vídeo do guia de configuração · 2 min
Veja a configuração completa em 2 minutos
Dois minutos na aplicação real: ligue o WhatsApp, configure a rececionista, comece o teste gratuito e fique online.
O que o vídeo mostra
- Ligue o seu número de WhatsApp através da Meta
- Configure a rececionista com IA: nome, tom, língua, horário e passagem para uma pessoa da equipa
- Escolha um plano ($29, $59 ou $99 por mês) e comece o teste gratuito de 7 dias, com pagamento através da Stripe
- Está online: a IA responde 24 horas por dia e faz as marcações no seu calendário
Vídeo em inglês
O que os utentes pedem por WhatsApp a uma clínica
Quando analisamos as mensagens que chegam a uma clínica de ambulatório, os pedidos agrupam-se quase sempre em cinco tipos:
- Marcar consulta com uma especialidade ou um médico concreto: "Queria consulta com a Dra. Helena, de ginecologia".
- Saber se há acordo com o seguro de saúde, um subsistema como a ADSE, ou se a consulta é só particular.
- Preço da consulta ou de um exame.
- Preparação e documentos: "Tenho de ir em jejum?", "Preciso de levar a credencial?".
- Remarcar ou desmarcar uma consulta já feita.
Os quatro primeiros e o quinto são administrativos e a assistente trata deles sozinha, com base no que a clínica configurou. Há um sexto tipo, "estou com estes sintomas, o que faço?", que nunca é respondido pela IA.
Como a assistente marca uma consulta
Utente: Boa noite. Queria marcar dermatologia, de preferência de manhã. Tenho seguro de saúde, o cartão é do grupo X.
Assistente: Boa noite! Esse seguro tem acordo connosco para dermatologia. Na próxima semana, a Dra. Inês tem vagas na terça às 9h20 e na quinta às 10h40. Qual prefere?
Utente: Terça.
Assistente: Fica marcada consulta de dermatologia, terça-feira às 9h20, com a Dra. Inês. Pode indicar o nome completo e a data de nascimento? Lembre-se de trazer o cartão do seguro e chegar 10 minutos antes.
A consulta entra no Google Calendar da médica, a equipa recebe uma notificação e a utente fica com a confirmação na conversa. Se a clínica usa um software clínico próprio, a ligação faz-se pelo Google Calendar ou, no plano Business, por webhook. O processo genérico está em marcações pelo WhatsApp.
- Mensagem do cliente: “Há vaga amanhã à tarde?”
- Rececionista com IA: Percebe serviço, dia e hora
- Consulta a sua agenda: Só propõe horas livres
- Confirma na conversa: Nome, serviço e horário
- Marcado: No Google Calendar, responsável avisado
A linha que a IA nunca atravessa: informação clínica
Uma assistente de marcações não é um serviço de triagem. Configuramos a NextReply numa clínica com três regras fixas:
- Não comenta sintomas. Se o utente descreve o que sente, a assistente diz que vai passar a mensagem à equipa e não adianta interpretações.
- Não fala de medicação nem de resultados. "Posso tomar isto com aquilo?" ou "o meu resultado está normal?" passam sempre para uma pessoa.
- Indica a via de urgência. A clínica pode definir que, perante palavras como dor no peito ou falta de ar, a assistente recomenda ligar para o 112 ou para a linha SNS 24, além de passar a conversa.
Estas regras protegem o utente e a clínica, e alinham com os termos do WhatsApp Business de 2026, que só permitem assistentes ao serviço do atendimento da própria empresa.
- Pedido fora do comum: Reclamação, reembolso ou caso especial
- Rececionista com IA: Sabe quando parar
- Responde com suas dúvidas frequentes: Serviços, horários e preços / Passa a conversa: A sua equipa é avisada
- A sua equipa responde: Mesma conversa, histórico completo
Confirmação de consultas por WhatsApp: hoje na conversa, lembretes em breve
Uma consulta a que o utente não vem é uma vaga que outro utente podia ter usado. A confirmação de consultas por WhatsApp é a forma mais simples de reduzir esses mal-entendidos, e é o que a NextReply faz hoje: cada consulta marcada pela assistente termina com uma confirmação por escrito na conversa, com especialidade, médico, dia, hora, morada e a nota de preparação que a clínica tiver definido. Se o utente não puder vir, responde na mesma conversa, a assistente passa o pedido à receção e a vaga volta à agenda para a lista de espera.
Os lembretes automáticos antes da consulta, com opção de confirmar ou remarcar, já estão construídos e aguardam a aprovação dos modelos pela Meta. Por isso aparecem como "Lembretes de marcação (em breve)" e ainda não estão ativos. Quando chegarem, só irão para utentes que deram consentimento e, se forem enviados fora da janela de 24 horas da última mensagem do utente, a Meta cobra-os por mensagem entregue, segundo a tabela dela, ligada no fim desta página. Os nossos planos, desde 29 USD por mês e com 7 dias de teste grátis, estão em preços.
Várias especialidades e vários médicos
Uma clínica de ambulatório com medicina geral, dermatologia, ginecologia, ortopedia e fisioterapia tem regras diferentes para cada área: durações diferentes, médicos em dias diferentes, preços e acordos diferentes. A assistente trata cada especialidade como um serviço com a sua duração, associa-a aos médicos que a fazem e consulta o calendário de cada um. Se o utente pede "o primeiro médico disponível", propõe a vaga mais próxima; se pede um médico concreto, procura só na agenda dele.
Exames com preparação específica (jejum, bexiga cheia, suspender um medicamento) podem ter a nota de preparação associada. A assistente envia-a na confirmação, tal como a clínica a escreveu, sem a reinterpretar.
Fisioterapia, nutrição e consultas em série
Algumas especialidades não vivem de consultas soltas, mas de séries: dez sessões de fisioterapia, consultas de nutrição de três em três semanas, acompanhamento de psicologia semanal. Aqui a assistente ajuda de outra forma. Quando o utente termina uma sessão e escreve "qual é a próxima vaga?", a assistente propõe o mesmo dia e hora da semana seguinte, se estiver livre, e mantém o mesmo profissional. Se a série tem um número fixo de sessões, a equipa pode indicar isso na base de conhecimento para a assistente indicar ao utente, quando ele perguntar, quantas faltam, tal como estiver registado.
Para utentes que remarcam com frequência, o histórico de conversas do plano Pro mostra à equipa o que foi combinado antes, sem ter de procurar em papéis.
Dados de saúde e RGPD
Os dados de saúde são uma categoria especial no RGPD e merecem mais cuidado. Na relação com os utentes, a clínica é a responsável pelo tratamento e a NextReply trata os dados por conta da clínica, como subcontratante. As recomendações que seguimos:
- Pedir só o necessário para a marcação: nome, data de nascimento ou contacto, especialidade, médico e hora.
- Não pedir descrição de sintomas para marcar. Se o utente a envia por iniciativa própria, a conversa passa à equipa.
- Limitar o acesso ao histórico das conversas às pessoas da equipa que precisam dele.
- Informar os utentes, na política de privacidade da clínica, de que a marcação por WhatsApp é tratada com apoio de uma assistente automática.
A autoridade de controlo em Portugal é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). Recomendamos que a clínica reveja a configuração com o seu encarregado de proteção de dados, se o tiver.
Clínicas em Lisboa, no Porto e fora dos grandes centros
Os padrões variam com o sítio. À volta de polos como o Hospital de Santa Maria e o Hospital da Luz, em Lisboa, ou o Hospital de São João, no Porto, muitas clínicas privadas recebem pedidos de segunda opinião e de exames complementares, frequentemente de pessoas que trabalham e só conseguem tratar disto à noite. No Parque das Nações, perto do Hospital CUF Descobertas, há muitos utentes estrangeiros que escrevem em inglês. Em cidades médias e no interior, a clínica é muitas vezes a única opção privada da zona e o WhatsApp é o canal principal a seguir ao telefone. A assistente adapta-se a cada caso: responde na língua do utente e marca a qualquer hora.
Marcações de clínica pelo Instagram: em breve
Muitas clínicas usam o Instagram para divulgar especialidades e médicos novos, e os utentes respondem com mensagens diretas: "Quanto custa a consulta?", "Há vaga esta semana?". Hoje, a NextReply marca consultas no WhatsApp; o Instagram, o Messenger e o Telegram estão a chegar em breve e ainda não estão disponíveis. Até lá, ponha o link do WhatsApp da clínica na bio e nas publicações sobre novas especialidades, para que o utente passe para a conversa onde a assistente já informa acordos e marca. Para ser avisado do lançamento, escreva para hello@nextreply.io. Veja o que está previsto na assistente de IA para Instagram e o resumo em canais.
- WhatsApp: Disponível / Instagram: Em breve / Messenger: Em breve / Telegram: Em breve
- Agente de IA NextReply: Disponível no WhatsApp
- Google Calendar: Sem marcações duplicadas / CRM por webhook: Plano Business / A sua equipa: Assume quando é preciso
Como começar numa clínica
- Liste as especialidades, a duração de cada consulta e os médicos que as fazem.
- Escreva os acordos aceites e os preços particulares.
- Defina as regras de passagem: sintomas, resultados, medicação, reclamações.
- Ligue o WhatsApp da clínica (com a coexistência, a receção mantém a app) e o Google Calendar.
- Comece o teste grátis de 7 dias e teste com a equipa durante um dia antes de abrir aos utentes.
O passo a passo técnico está em como funciona. Outras capacidades em funcionalidades, outros setores em setores, guias no blog e, para falar connosco, contactos. Visão geral na página inicial.
Perguntas frequentes
A assistente pode dizer a um utente se deve ir à urgência?
Não avalia a situação. A clínica pode configurar que, perante certas palavras, a assistente recomenda contactar o 112 ou a linha SNS 24 e passa de imediato a conversa à equipa.
Os utentes conseguem escolher o médico?
Sim. Se o utente pede um médico concreto, a assistente procura vaga apenas na agenda desse médico; se não tem preferência, propõe a primeira vaga da especialidade.
A assistente sabe que seguros aceitamos?
Sabe o que a clínica escrever na base de conhecimento: seguros, subsistemas e condições. Se o utente perguntar por um acordo que não está na lista, passa a pergunta à equipa.
Posso usar a NextReply com o nosso software clínico?
A NextReply marca no Google Calendar. Se o software clínico sincroniza com o Google Calendar, as consultas aparecem lá; no plano Business também pode enviar cada marcação por webhook.
Como ficam os dados de saúde em termos de RGPD?
A clínica é a responsável pelo tratamento e a NextReply atua como subcontratante. Recomendamos pedir só os dados necessários para marcar e passar qualquer informação clínica à equipa.
A assistente envia lembretes de consulta?
Ainda não: os lembretes automáticos estão construídos e chegam em breve, assim que a Meta aprovar os modelos. Hoje, cada consulta é confirmada por escrito na conversa, com a nota de preparação, e o utente pode pedir para remarcar respondendo ali mesmo.
Há um teste grátis?
Sim. Todos os planos têm 7 dias de teste grátis, para a clínica configurar especialidades, acordos e regras de passagem e ver a assistente a marcar antes de pagar.
Todas as mensagens no WhatsApp respondidas, todos os horários livres oferecidos
Comece o teste gratuito de 7 dias, ligue o seu WhatsApp e registe serviços e horários. O NextReply responde e faz marcações a qualquer hora.