Marcações automáticas
Agenda preenchida sem atender o telemóvel
O cliente pede hora no WhatsApp, a IA consulta o Google Calendar, propõe vagas reais e confirma. A equipa só entra quando é precisa.
Marcações pelo WhatsApp que se fazem sozinhas
Os clientes já pedem hora por WhatsApp. O problema não é o canal, é o tempo que alguém gasta a responder, a consultar a agenda, a propor horas e a confirmar. Com a NextReply, as marcações pelo WhatsApp passam a ser automáticas: o cliente escreve, a assistente de IA consulta o seu Google Calendar, propõe as horas livres e confirma a marcação na mesma conversa. A sua equipa só intervém quando quer ou quando o caso pede uma pessoa.
Esta página mostra o fluxo completo, os casos difíceis (remarcações, cancelamentos, vários profissionais), o ponto de situação dos lembretes e as regras que se aplicam em Portugal. As restantes capacidades da assistente estão em funcionalidades.
Vídeo do guia de configuração · 2 min
Veja a configuração completa em 2 minutos
Dois minutos na aplicação real: ligue o WhatsApp, configure a rececionista, comece o teste gratuito e fique online.
O que o vídeo mostra
- Ligue o seu número de WhatsApp através da Meta
- Configure a rececionista com IA: nome, tom, língua, horário e passagem para uma pessoa da equipa
- Escolha um plano ($29, $59 ou $99 por mês) e comece o teste gratuito de 7 dias, com pagamento através da Stripe
- Está online: a IA responde 24 horas por dia e faz as marcações no seu calendário
Vídeo em inglês
Como decorre uma marcação automática, passo a passo
- O cliente pede. "Olá, tem vaga para corte e brushing no sábado de manhã?" Pode escrever, mandar áudio ou até uma fotografia de referência.
- A assistente percebe o pedido. Identifica o serviço (corte + brushing, 60 minutos), o dia (sábado) e a preferência (manhã).
- Consulta a agenda. Lê o Google Calendar do salão e de cada profissional que faz o serviço.
- Propõe horas reais. "Tenho às 9h30 com a Sofia ou às 11h com a Inês."
- Confirma e regista. Pede o nome, cria o evento no calendário e envia a confirmação com dia, hora, serviço, profissional e morada.
- Avisa a equipa. Recebe uma notificação de nova marcação e vê-a no painel.
Do primeiro "olá" à confirmação passam normalmente menos de dois minutos, ao contrário das horas que um pedido pode ficar à espera num telemóvel ocupado.
- Mensagem do cliente: “Há vaga amanhã à tarde?”
- Rececionista com IA: Percebe serviço, dia e hora
- Consulta a sua agenda: Só propõe horas livres
- Confirma na conversa: Nome, serviço e horário
- Marcado: No Google Calendar, responsável avisado
Sem sobreposições nem horas impossíveis
A assistente nunca propõe uma hora que já está ocupada no Google Calendar. Também respeita a duração de cada serviço: uma coloração de duas horas não cabe num buraco de quarenta minutos. Se a equipa marcar algo diretamente no calendário, ao balcão ou ao telefone, a assistente vê essa ocupação antes de propor a próxima hora.
Algumas regras úteis que pode definir:
- Antecedência mínima ("não aceitar marcações para daqui a menos de duas horas").
- Intervalos entre serviços (limpeza de gabinete, preparação de sala).
- Dias ou horas reservados a marcações feitas pela equipa.
- Serviços que exigem avaliação prévia e passam sempre para uma pessoa.
Pedidos de remarcação e cancelamento sem telefonemas
Uma boa parte do trabalho de uma receção não é marcar, é remarcar. Quando o cliente escreve "afinal não posso na quinta, dá para sexta?", a assistente identifica a marcação dele e passa o pedido à sua equipa com os dados, para que uma pessoa confirme a nova hora. Se o cliente pede para cancelar, o pedido segue da mesma forma e, depois de cancelada, a hora fica livre e pode ser oferecida a outra pessoa. Se tem uma política de cancelamento (por exemplo, aviso com 24 horas), a assistente explica-a no momento certo, sem ser ríspida.
Confirmação imediata hoje, lembretes em breve
Faltas sem aviso custam caro: uma hora de cadeira vazia num cabeleireiro, uma consulta perdida numa clínica dentária. Sejamos claros sobre o que a NextReply faz hoje e o que está a chegar.
O que funciona hoje. Cada marcação é confirmada no momento, dentro da conversa, com dia, hora, serviço, profissional e morada. O cliente fica com tudo por escrito no WhatsApp que usa todos os dias, e a marcação aparece no Google Calendar à vista de toda a equipa. Se o cliente precisar de mudar, basta responder na mesma conversa e a assistente passa o pedido à sua equipa.
O que vem aí. Os lembretes automáticos antes da marcação já estão construídos e aguardam a aprovação dos modelos de mensagem pela Meta. Por isso aparecem como "Lembretes de marcação (em breve)" e ainda não estão ativos. Quando estiverem, serão enviados apenas a clientes que deram consentimento, e as mensagens fora da janela de 24 horas seguirão a tabela de preços da Meta, que cobra por mensagem de modelo entregue desde 1 de julho de 2025. Mostramos como os custos da Meta se separam da subscrição na página de preços.
Vários profissionais, vários calendários
Em negócios com equipa, o cliente muitas vezes quer uma pessoa concreta: "é com o Dr. Ricardo", "só corto com a Ana". A assistente associa cada profissional aos serviços que presta e ao seu calendário. Se o cliente não tem preferência, propõe a primeira vaga disponível; se tem, procura só na agenda dessa pessoa. Isto funciona tanto para um cabeleireiro com quatro cadeiras como para uma clínica dentária com higienista, ortodontista e cirurgião.
Marcações automáticas fora de horas
Uma parte grande dos pedidos chega quando o negócio está fechado: à noite, depois de jantar, ao domingo. Numa cidade como Lisboa ou o Porto, com muita gente a trabalhar até tarde, é nessa altura que o cliente tem tempo para tratar da sua vida. Sem uma assistente, esses pedidos ficam para o dia seguinte e alguns perdem-se. Com marcações automáticas, a vaga de terça às 9h fica preenchida na segunda à noite, e a equipa chega de manhã com a agenda já organizada.
Exemplos de marcações automáticas por tipo de negócio
Clínica médica
A utente pede consulta de dermatologia "o mais cedo possível". A assistente propõe as duas primeiras vagas da dermatologista, pergunta se a consulta é por seguro ou particular, regista a marcação e lembra que deve trazer o cartão do seguro. Se a utente descrever sintomas, a assistente não comenta: passa a conversa à equipa.
Clínica dentária
Um paciente novo quer uma avaliação para alinhadores. A assistente explica que a primeira consulta inclui observação e radiografia (se assim o definiu), indica o preço e marca com o ortodontista no próximo dia disponível.
Cabeleireiro
A cliente manda uma foto de madeixas que viu no Instagram. A assistente identifica o serviço, avisa que demora cerca de três horas e só propõe horários onde esse tempo cabe sem atropelar outras marcações.
Restaurante
Aqui fala-se de reservas, não de marcações, mas o fluxo é o mesmo: número de pessoas, dia, hora, pedidos especiais. Grupos acima do número que definir passam para o gerente.
O que precisa de ter pronto antes de ligar
- A lista de serviços com duração e preço (mesmo que seja "desde").
- O Google Calendar da empresa, idealmente um por profissional.
- As regras de antecedência e de cancelamento que já aplica.
- As dez perguntas que a receção ouve mais vezes, com as respostas.
- Os temas que devem passar sempre para uma pessoa, como reclamações, orçamentos acima de certo valor ou questões de saúde.
- Uma pessoa da equipa responsável por acompanhar as conversas passadas pela assistente nas primeiras semanas.
Marcações pelo Instagram e pelo Messenger: em breve
Muitos clientes descobrem o negócio no Instagram e mandam mensagem direta logo ali. Hoje, as marcações automáticas funcionam no WhatsApp. O Instagram, o Messenger e o Telegram estão a chegar em breve; quando estiverem disponíveis, a ideia é que usem o mesmo calendário, para nunca haver duas pessoas na mesma hora por terem vindo de canais diferentes.
Até lá, a solução prática é pôr um link para o WhatsApp na bio do Instagram e nos anúncios do Facebook: o cliente toca no link, a conversa abre no WhatsApp e a assistente marca. Para saber quando cada canal fica disponível, escreva para hello@nextreply.io. Veja o ponto de situação por canal em canais.
- WhatsApp: Disponível / Instagram: Em breve / Messenger: Em breve / Telegram: Em breve
- Agente de IA NextReply: Disponível no WhatsApp
- Google Calendar: Sem marcações duplicadas / CRM por webhook: Plano Business / A sua equipa: Assume quando é preciso
Porque marcar dentro do WhatsApp e não com um link
Muitos negócios enviam um link para um sistema de marcações online. Funciona para quem já sabe o que quer, mas obriga o cliente a sair da conversa, abrir uma página, escolher serviço e profissional, e preencher dados. Uma parte desiste. Dentro do WhatsApp, o cliente faz perguntas pelo caminho ("isso inclui lavagem?", "há estacionamento?") e marca no fim, sem mudar de app. Se já usa um sistema próprio, pode continuar: a ligação faz-se pelo Google Calendar ou, no plano Business, por webhook.
Dados dos clientes e RGPD
Uma marcação envolve dados pessoais: nome, contacto, serviço, por vezes informação de saúde. A sua empresa é a responsável pelo tratamento desses dados e a NextReply trata-os por sua conta, como subcontratante. A assistente pede apenas o que é necessário para marcar, e pode definir que temas sensíveis passam sempre para a equipa. A autoridade de controlo em Portugal é a CNPD.
Comece a receber marcações automáticas
Comece o teste grátis de 7 dias e ligue o WhatsApp, o Google Calendar e os serviços; demora pouco e o passo a passo está em como funciona. Exemplos por tipo de negócio estão em setores. Volte à página inicial para a visão geral, leia guias práticos no blog ou escreva-nos em contactos (hello@nextreply.io) se tiver um caso específico.
Perguntas frequentes
O cliente precisa de instalar alguma app para marcar?
Não. Marca dentro da conversa de WhatsApp que já usa, escrevendo ou enviando uma mensagem de voz. Não há links, formulários nem registos.
A assistente marca diretamente ou só sugere horas?
Marca diretamente. Depois de o cliente escolher a hora e dar o nome, a assistente cria o evento no Google Calendar e envia a confirmação na conversa.
O que acontece se dois clientes pedirem a mesma hora ao mesmo tempo?
A assistente consulta o calendário antes de confirmar. A primeira marcação confirmada fica com a hora e ao segundo cliente são propostas outras opções.
Posso aprovar as marcações antes de ficarem confirmadas?
Pode definir que certos serviços passam sempre para a equipa antes de confirmar, por exemplo os que exigem avaliação prévia ou um orçamento.
A assistente envia lembretes antes da marcação?
Ainda não: os lembretes de marcação estão construídos e chegam em breve, assim que a Meta aprovar os modelos. Hoje, cada marcação é confirmada de imediato na conversa e fica registada no Google Calendar.
Funciona se já uso outro software de marcações?
Sim, desde que esse software sincronize com o Google Calendar. No plano Business também pode enviar cada marcação por webhook para outro sistema.
Quantas marcações posso fazer por mês?
Até 500 no Starter, até 1.500 no Pro e ilimitadas no Business.
Há um teste grátis?
Sim. Todos os planos têm 7 dias de teste grátis, tempo para ver as primeiras marcações automáticas a entrar no seu calendário antes de pagar.
Todas as mensagens no WhatsApp respondidas, todos os horários livres oferecidos
Comece o teste gratuito de 7 dias, ligue o seu WhatsApp e registe serviços e horários. O NextReply responde e faz marcações a qualquer hora.