Política de Privacidade (Portugal)

O RGPD distingue quem decide porquê e como os dados são tratados (o responsável pelo tratamento) de quem os trata por conta de outro (o subcontratante). A NextReply tem os dois papéis, consoante os dados:

Se é cliente de um negócio que usa a NextReply (por exemplo, marcou uma consulta por WhatsApp), o responsável pelos seus dados é esse negócio. Pode exercer os seus direitos junto dele; se nos contactar diretamente, encaminhamos o pedido e apoiamos a resposta.

Os dados das conversas são tratados apenas segundo as instruções da empresa cliente, para responder aos seus clientes, fazer marcações, passar conversas à equipa, enviar notificações e, quando a empresa o configura e o cliente consentiu, enviar campanhas e lembretes de marcação, quando estas funcionalidades estiverem disponíveis.

Para responder, a assistente processa a mensagem recebida, a configuração da empresa (serviços, base de conhecimento, horários) e o histórico relevante da conversa. As mensagens de voz enviadas pelo WhatsApp são convertidas em texto para serem entendidas; as fotografias são analisadas para identificar o pedido. Este processamento recorre a fornecedores de modelos de IA que atuam como subcontratantes ulteriores, vinculados por contrato a tratar os dados apenas para prestar o serviço.

Não usamos os dados das conversas dos clientes da sua empresa para lhes fazer publicidade nem os vendemos. Recomendamos às empresas que configurem a assistente para pedir apenas os dados necessários para a marcação e, em setores com dados de saúde, passar qualquer informação clínica à equipa.

A assistente responde a perguntas e faz marcações segundo as regras que a empresa configurou (horários, serviços, disponibilidade). Não toma decisões que produzam efeitos jurídicos sobre o cliente nem que o afetem de forma significativa, no sentido do artigo 22.º do RGPD. O cliente pode, a qualquer momento, pedir para falar com uma pessoa da equipa, e as empresas podem definir temas que passam sempre para uma pessoa. Se considerar que uma resposta automática o prejudicou, contacte a empresa em causa ou a NextReply através de hello@nextreply.io.

As mensagens passam pelas plataformas onde os clientes as enviam. Hoje, a NextReply funciona no WhatsApp, e a Meta trata dados das mensagens nos termos das suas próprias políticas e condições para empresas. Quando o Instagram, o Messenger (Meta) e o Telegram ficarem disponíveis, aplicar-se-ão também as políticas dessas plataformas. Quando liga o Google Calendar, a NextReply acede ao calendário apenas para ler a disponibilidade e criar, alterar ou cancelar marcações. A forma como cada plataforma trata os dados está descrita nas respetivas políticas; ligamos as principais referências da Meta no fim desta página.

Recorremos a prestadores para alojamento e infraestrutura, processamento de IA, envio de e-mail, pagamentos e suporte. Cada um trata os dados apenas na medida necessária ao serviço que presta e está vinculado por contrato. A lista atualizada de categorias e prestadores está disponível a pedido.

Alguns destes prestadores podem tratar dados fora do Espaço Económico Europeu. Nesses casos, as transferências são feitas com base numa decisão de adequação da Comissão Europeia ou noutras garantias previstas no capítulo V do RGPD, como as cláusulas contratuais-tipo.

• Dados de conta: enquanto a conta estiver ativa e, depois do cancelamento, pelo período necessário para resolver questões pendentes.
• Dados de faturação: pelo prazo exigido pela legislação fiscal e contabilística aplicável.
• Conversas e marcações: enquanto a empresa cliente mantiver a subscrição ou até que as apague; após o fim do contrato, são apagadas ou devolvidas segundo as instruções da empresa, salvo obrigação legal de conservação.
• Pedidos de contacto: pelo tempo necessário para lhes responder e acompanhar.

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco: cifragem dos dados em trânsito, controlo de acessos por função, registo de acessos, palavras-passe guardadas de forma cifrada e separação entre os dados de cada empresa cliente. Dentro de cada conta, a empresa decide que pessoas da equipa têm acesso às conversas. Em caso de violação de dados pessoais, notificamos a CNPD e os titulares quando o RGPD o exigir, e informamos as empresas clientes afetadas sem demora injustificada.

Nos termos do RGPD, tem direito de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade e oposição, e o direito de retirar o consentimento a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior. Para os exercer, escreva para hello@nextreply.io ou use a página de contactos. Podemos pedir-lhe que confirme a sua identidade. Respondemos no prazo previsto no RGPD, normalmente um mês.

Tem também o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), a autoridade de controlo em Portugal.

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A NextReply é um serviço para empresas e não se dirige a menores. Empresas que atendam menores (por exemplo, centros de explicações ou clínicas de odontopediatria) devem configurar a assistente de modo a tratar os dados de menores com o cuidado acrescido que o RGPD exige, incluindo o consentimento dos representantes legais quando aplicável.

Podemos atualizar esta política quando o serviço ou a lei mudarem. A data da última atualização aparece no topo da página (atualmente, 12 de outubro de 2026). Se a alteração for relevante, avisamos os titulares de contas por e-mail ou no painel antes de entrar em vigor.

Para perceber como funcionam o serviço e os seus limites, veja como funciona, as funcionalidades e o fluxo de marcações pelo WhatsApp. Sobre os canais disponíveis e os que estão para breve, veja canais. Os planos estão em preços, exemplos por setor em setores, e quem somos em sobre nós. Guias práticos sobre RGPD e WhatsApp no blog.